Triển khai hệ thống E-Learning cho doanh nghiệp cần đáp ứng những yêu cầu nào?

Đào tạo nội bộ là hoạt động cần diễn ra liên tục, không bị gián đoạn nhằm mang đến cơ hội đào tạo liên tục và phát triển toàn diện tài năng. Ứng dụng E-Learning là giải pháp tốt nhất cho vấn đề này mà doanh nghiệp nào cũng cần. Tuy nhiên, có 1 số yêu cầu tối thiểu cần được đảm bảo nếu lựa chọn triển khai hệ thống E-Learning mà doanh nghiệp cần biết. Hãy cùng CLS tìm hiểu rõ hơn trong bài viết dưới đây!

MỤC LỤC

1. Xác định mục tiêu khi triển khai hệ thống E-Learning cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và kết quả cần đạt được theo thang đo rõ ràng trước khi lựa chọn và triển khai hệ thống E-Learning. Cần xác định thứ tự ưu tiên của từng mục tiêu phù hợp với nhu cầu, khả năng và nguồn lực. Các mục tiêu nên được xác định thông qua mô hình SMART:

• Specific (S): Cụ thể, dễ hiểu.
• Measurable (M): Đo lường được.
• Attainable (A): Có thể đạt được.
• Relevant (R): Thực tế.
• Time-Bound (T): Thời gian hoàn thành.

Đồng thời, các nhà quản lý cần phân chia rõ nhiệm vụ và yêu cầu đối với từng nhóm đối tượng cụ thể, giúp hệ thống E-Learning đạt được hiệu quả hoạt động cao hơn, đáp ứng đúng yêu cầu, kỳ vọng của doanh nghiệp.

2. Xác định mô hình E-Learning phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Xác định mô hình hệ thống E-Learning nào phù hợp hơn với đặc điểm và nhu cầu của tổ chức để triển khai. Hai mô hình hệ thống E-Learning phổ biến nhất hiện nay là:

2.1. On-premise

Là mô hình chuyển giao toàn bộ hệ thống E-Learning từ nhà cung cấp, sau đó cài đặt nó trên một máy chủ đặt bên trong công ty và chạy trực tiếp. Tính chủ động và tính bảo mật của On-premise tương đối cao nhưng hệ thống hạ tầng đòi hỏi nguồn lực của doanh nghiệp lớn để đảm bảo hoạt động, bao gồm: máy chủ có hệ điều hành, dung lượng bộ nhớ đủ lớn và người phụ trách kỹ thuật.

2.2. Cloud-based

Khác với mô hình hệ thống E-Learning dạng On-premise rồi tự triển khai, Cloud-based là hình thức doanh nghiệp thuê lại hệ thống đào tạo trực tuyến của nhà cung cấp và hai bên ký kết thỏa thuận hợp tác. Khoảng thời gian cụ thể và việc gia hạn sẽ tùy thuộc vào quyết định của hai bên.
Sử dụng mô hình cloud- based, các tổ chức sẽ không phải bỏ ra chi phí lớn để đầu tư vào hệ thống máy chủ và kỹ thuật viên vận hành. Tuy nhiên, sẽ không thể sở hữu vĩnh viễn như on-premise do chỉ mang tính chất thuê từ nhà cung cấp hệ thống E-Learning. Vậy làm sao để lựa chọn được mô hình hệ thống E-Learning phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp? Các nhà quản lý có thể tham khảo một số yêu cầu chung như sau:

• Yêu cầu về phân quyền: quản lý đào tạo, giảng viên, quản lý cấp đơn vị, học viên,…
• Kết nối với một số phần mềm khác: quản lý nhân sự, quản lý chung, …
• Sử dụng trên mọi thiết bị, đa trình duyệt, có app dành riêng cho mobile.
• Có khả năng đánh giá chất lượng đầu ra của khóa đào tạo

Được tích hợp trong cùng một hệ thống duy nhất, phần mềm đào tạo trực tuyến của CLS E-Learning với nhiều tính năng ưu việt: 

• Tính năng phân quyền quản trị: Phần mềm đào tạo trực tuyến cung cấp chức năng phân quyền cho công ty. Ưu điểm của tính năng này là phân chia  từng đối tượng khác nhau, có thể truy cập vào hệ thống E-Learning để lấy thông tin, tài liệu.
• Tính bảo mật thông tin được tối ưu hóa: các dữ liệu chỉ cho phép cấp trên hoặc người quản lý mới có thể được phân quyền xem và chỉnh sửa khi cần thiết. Trong khi người học chỉ có thể giới hạn ở những thông tin mà doanh nghiệp cung cấp để học tập.
• Tính năng lưu trữ dữ liệu: Thông qua các thiết bị điện tử như máy tính để bàn, laptop, ipad, điện thoại,... người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và nghiên cứu thông tin một cách nhanh chóng. Các bài giảng trên hệ thống E-Learning trở thành kho lưu trữ toàn bộ tri thức của từng doanh nghiệp, có thể xem lại bất cứ khi nào. Đồng thời với khả năng lưu trữ khối lượng lớn thông tin và tăng cường tính bảo mật, doanh nghiệp không phải lo lắng về việc thất lạc thông tin, thông tin không đồng bộ hay bị đánh cắp dữ liệu.
• Web Meeting ổn định: Khả năng chia sẻ tài liệu và video, trình chiếu tài liệu trực tiếp, chia sẻ màn hình trong quá trình diễn ra cuộc họp… Người học có thể nhận được các tài liệu cần thiết, nắm bắt được các thông tin đang triển khai, đưa ra ý kiến trao đổi và đóng góp trong cuộc họp với hệ thống E-Learning.

3. Xác định tính sẵn sàng của tổ chức 

Sự chuẩn bị về mặt tổ chức ở đây đề cập đến sự sẵn có của các cơ chế nội bộ dành riêng cho việc triển khai các hệ thống E-Learning trong đào tạo nhân sự. Cụ thể là chịu trách nhiệm thực hiện các chính sách của bộ phận: bộ phận thiết kế nội dung, giảng viên, nhóm vận hành kỹ thuật (để triển khai nội bộ) hoặc người phụ trách liên hệ với nhà cung cấp hệ thống E-Learning. Cần thiết lập khung đánh giá/ KPI đào tạo để đạt được theo từng cấp độ và từng nội dung khác nhau. Điều này có lợi cho hoạt động đào tạo có mục đích, không nửa vời, giúp  kiểm soát được tiến độ học tập của học viên.

Bên cạnh đó, sự sẵn sàng từ phía nhân sự cũng là điều mà các nhà lãnh đạo cần chú trọng. Đào tạo nội bộ sẽ không thể cải thiện nếu không có sự hợp tác từ phía nhân viên. Cần để nhân viên nhận thấy được tầm quan trọng và vai trò của công tác đào tạo nhân sự. Hãy tạo một tinh thần thoải mái cho nhân viên khi tiến hành tổ chức các khóa đào tạo trực tuyến để đạt hiệu quả tối ưu.

Hệ thống đào tạo trực tuyến CLS E-learning với kho bài giảng đa dạng, dung lượng lưu trữ không giới hạn. Người học khi tham gia đào tạo trực tuyến có thể truy cập tìm kiếm và sử dụng tài liệu dễ dàng hơn, tương tác với giảng viên dễ dàng trong quá trình đào tạo. Người đào tạo dễ dàng đánh giá được năng lực của học viên thông qua các bài kiểm tra, đánh giá sát hạch bằng hình thức tự luận hoặc trắc nghiệm. Sau khi hoàn thành bài thi, kết quả sẽ nhanh chóng được trả về, người học dễ dàng nắm bắt được điểm số và đáp án những câu trả lời (được người đào tạo soạn sẵn). Thông qua kết quả này, cả người học và người đào tạo sẽ có định hướng và kế hoạch học tập hiệu quả hơn.

Đào tạo trực tuyến E-Learning đã trở thành một xu hướng trong toàn ngành đào tạo, đặc biệt là đào tạo nhân sự nội bộ. Trước khi triển khai hệ thống E-Learning, các công ty cần hiểu rõ những gì họ cần và có để đạt được hiệu quả tối đa và tránh lãng phí nguồn lực không cần thiết.

Với hơn 13 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến cho các doanh nghiệp lớn nhỏ nhiều lĩnh vực như: Bảo hiểm, Trường học, Dược phẩm,… Hệ thống E-Learning của CLS tự tin là hệ thống đào tạo trực tuyến số 1 Việt Nam. Hãy liên hệ ngay cho CLS E-Learning theo hotline: 0838.392.666 hoặc để lại số điện thoại để được đội ngũ chuyên gia CLS tư vấn miễn phí.