Số hóa tài liệu - Xu hướng tất yếu trong đào tạo trực tuyến của doanh nghiệp

Quy trình đào tạo nhân viên tại các tổ chức, doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn nhờ việc số hóa tài liệu dựa trên các tài liệu truyền thống. Học viên có thể tự học kiến thức mới về thông tin công ty, văn hóa doanh nghiệp, kỹ năng làm việc dưới dạng video, trò chơi, câu đố trực tuyến,... giúp người học tiếp thu kiến thức nhanh hơn, có hứng thú tham gia khóa đào tạo nhiều hơn. Vì vậy, số hóa tài liệu ngày càng trở thành một bước cải tiến đột phá trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0 áp dụng vào lĩnh vực đào tạo nội bộ trực tuyến.

MỤC LỤC

1. Số hóa tài liệu là gì? 

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các thông tin, dữ liệu dưới dạng truyền thống như các sách vở, giáo trình, tài liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang dạng hình ảnh hoặc chữ và được lưu trữ trên máy tính. 

Các tài liệu truyền thống dùng trong đào tạo phần lớn dưới dạng tài liệu viết tay, trên giấy in, vừa tốn chi phí in ấn, vừa khiến người học cảm thấy nhàm chán, truyền tải kiến thức không đạt hiệu quả cao. Số hóa tài liệu chính là giải pháp hữu hiệu nhất giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa những bất lợi này và mang đến những lợi ích nhất định cho tổ chức, doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí in ấn, phân phối và không gian lưu trữ dữ liệu
• Dễ dàng chia sẻ tài liệu bất kỳ khi nào
• Dễ dàng trong việc số hóa dữ liệu
• Giảm nguy cơ thất lạc, hư hỏng tài liệu
• Xây dựng hệ thống tài liệu, thông tin một cách đồng bộ trong doanh nghiệp
• Tạo trải nghiệm mới mẻ cho người dùng và đối tác khi ứng dụng hệ thống E-Learning trong thời đại công nghệ 4.0

2. 4 khía cạnh nội dung doanh nghiệp có thể số hóa

Dù các công ty có quy mô nhỏ hoặc lớn, các tập đoàn đa quốc gia, thì việc số hóa tài liệu đều có thể áp dụng trên những khía cạnh như sau:

2.1 Số hóa nội dung thông tin sản phẩm

Để việc kinh doanh trong công ty trở nên thuận lợi, xây dựng niềm tin, mối quan hệ với khách hàng là đặc biệt quan trọng. Khách hàng chắc chắn sẽ không muốn lãng phí thời gian cho những trang profile, catalogue đặc chữ hay những lời giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ của nhân viên không có sự thu hút khiến họ cảm thấy nhàm chán.

Một trong những cách hiệu quả nhất để gây ấn tượng với khách hàng ngay thời điểm đó chính là số hóa thông tin sản phẩm dưới dạng video, hình ảnh thú vị, âm thanh thu hút giúp họ hiểu rõ và nắm chắc thông tin sản phẩm của doanh nghiệp.

2.2 Số hóa nội dung kỹ năng, nghiệp vụ

Nhân sự là yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của một doanh nghiệp. Nhân sự được đào tạo kỹ năng mềm tốt, trình độ chuyên môn cao chính là đang tạo ra lợi thế cạnh tranh đặc biệt không thể thay thế cho các doanh nghiệp. Vì vậy, việc đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ cho nhân viên mới luôn được các công ty, tập đoàn coi trọng. 

Tuy nhiên, công tác đào tạo truyền thống thường tốn rất nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp như chi phí thuê địa điểm, trả lương cho giảng viên, thời gian tổ chức dạy và học,… Việc số hóa tài liệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, không cần tốn thời gian tổ chức đào tạo với cùng một nội dung mỗi lần có nhân viên mới, giúp nhân viên có thể học tập mọi lúc mọi nơi, tiếp thu kiến thức nhanh hơn nhờ phương pháp đào tạo thú vị.

2.3 Số hóa nội dung quy định, quy trình

Theo hình thức offline, đào tạo về quy trình, quy định thường được triển khai dưới dạng slides. Tuy nhiên, cách này dễ tạo cho nhân viên cảm giác nhàm chán và khó tiếp thu kiến thức. Việc số hóa các tài liệu đào tạo của doanh nghiệp dưới dạng hình ảnh, video giúp tối ưu phương pháp học tập, thúc đẩy tốc độ tiếp thu của học viên và giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất, theo dõi, kiểm tra, đánh giá thông tin khi cần.

2.4 Số hóa nội dung thông tin công ty

Truyền tải thông tin nội bộ trong công ty và cho khách hàng luôn là vấn đề quan trọng để xây dựng hình ảnh và truyền thông cho thương hiệu của một doanh nghiệp. Việc số hóa các thông tin này dưới dạng SCORM, Animation,... giúp thu hút sự chú ý, tạo dấu ấn sâu sắc với người xem. Qua đó, việc nhân viên truyền tải thông tin về công ty cho khách hàng sẽ dễ nhớ hơn, hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp tốt hơn, đồng thời, tạo hiệu quả cao trong việc truyền thông nội bộ.

Số hóa tài liệu ngày càng trở thành một phần quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực đào tạo. Lời khuyên của hệ thống E-Learning CLS cho doanh nghiệp của bạn là nhanh chóng số hóa tài liệu ngay hôm nay để đưa đến trải nghiệm học tập hiệu quả hơn cho đội ngũ nhân viên, cũng như làm hình ảnh công ty ngày càng chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

Với kinh nghiệm xây dựng, thiết kế, định dạng số hóa bài giảng E-Learning lâu năm, CLS luôn sẵn sàng cung cấp, đồng hành cùng các doanh nghiệp để có những bài giảng hấp dẫn, đem lại hiệu quả cao nhất. Nếu quý khách đang muốn tìm hiểu về dịch vụ số hóa bài giảng? Hãy liên hệ ngay cho CLS  -  Đơn vị cung cấp phần mềm đào tạo trực tuyến E-Learning uy tín, hàng đầu Việt Nam theo số hotline: 0838.392.666 để nhận tư vấn cụ thể nhất.