Số hóa tài liệu đào tạo là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu đào tạo?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển thông tin dữ liệu, tài liệu truyền thống thành dạng tín hiệu số giúp các tổ chức, doanh nghiệp giảm tải không gian lưu trữ, tiết kiệm 100% chi phí in ấn, phân phối và bảo quản tài liệu. Đặc biệt, số hóa tài liệu cũng giúp công ty tìm kiếm thông tin bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu một cách dễ dàng, nhanh chóng.

MỤC LỤC

1. Như thế nào là số hóa tài liệu đào tạo?

Số hóa tài liệu đào tạo là quá trình chuyển đổi hình thức đào tạo từ dạng văn bản, giấy tờ, giáo trình sang dạng tài liệu số như video, hình ảnh, trò chơi, slide,… để truyền tải, đào tạo học viên giúp cho việc đào tạo trở nên thu hút và mang lại chất lượng tốt nhất. Đặc biệt, sau quá trình số hóa tài liệu đào tạo, các tài liệu có được đồng bộ trên toàn hệ thống E-Learning của doanh nghiệp. Đặc biệt, việc số hóa không phải chịu các yếu tố khách quan từ nhà đào tạo hay hình thức đào tạo offline như trước đây. 

2. 5 lợi ích mà doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu đào tạo

2.1 Giảm thiểu việc di chuyển và chuẩn bị không gian đào tạo

Khi doanh nghiệp triển khai hoạt động đào tạo nội bộ, người phụ trách đào tạo hoặc nhà quản lý cần phải lên kế hoạch đào tạo cụ thể, chi tiết dưới dạng văn bản sau đó trình bày, trình chiếu trên slide tại các văn phòng của công ty.

Việc đào tạo theo phương pháp truyền thống phụ thuộc nhiều vào người dạy và đòi hỏi họ phải am hiểu, có trình độ, có khả năng truyền tải tốt và không bị phụ thuộc vào cảm xúc. Tuy nhiên, vấn đề bất cập xảy ra khi doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn, nhiều chi nhánh, nhiều nội dung đào tạo,… việc đào tạo bằng phương thức truyền thống sẽ mất khá nhiều chi phí và khó khăn trong việc ăn ở, đi lại cũng như chuẩn bị không gian, địa điểm đào tạo phù hợp với học viên. Số hóa tài liệu đào tạo giúp tổ chức, doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn bất cập, khó khăn trong việc di chuyển và chuẩn bị không gian đào tạo cho người học .

2.2 Tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo

Việc sử dụng phương pháp số hóa tài liệu đào tạo giúp các tập đoàn, siêu thị, ngân hàng hay các công ty văn phòng,... tiết kiệm được khá nhiều thời gian và chi phí đào tạo. Nhân viên không cần chờ đợi và phụ thuộc vào người hướng dẫn, chỉ cần sử dụng các thiết bị như: ipad, máy tính, smartphone,… để được đào tạo thay vì tới các buổi đào tạo truyền thống.

2.3 Người học chủ động học bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu trên mọi thiết bị

Áp dụng dịch vụ số hóa tài liệu đào tạo từ các nhà cung cấp E-Learning cho doanh nghiệp cũng có nghĩa là người học không còn phụ thuộc vào người hướng dẫn mà có thể chủ động, linh hoạt được việc học các văn hóa, quy định, chương trình, tác phong trong công ty mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị, ví dụ như laptop, máy tính, điện thoại,...

Học viên có thể dễ dàng xem đi xem lại nội dung, kiến thức đã học nếu chưa nắm rõ và chủ động trong việc sắp xếp lịch học theo thời gian của bản thân để việc đào tạo được hiệu quả nhất.

2.4 Dễ dàng kiểm soát tiến trình đào tạo và đánh giá hiệu quả người học

Trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc số lượng nhân viên lớn, có nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau, việc quản lý, tổ chức các buổi đào tạo truyền thống không chỉ mất thời gian, cần nhiều chuyên gia đào tạo mà còn khó khăn trong công tác quản lý, theo dõi, giám sát và đánh giá hiệu quả. Với phương pháp số hóa tài liệu đào tạo đúng chuẩn, đảm bảo sự nhất quán, đồng bộ và tính thống nhất trên toàn hệ thống đào tạo trực tuyến E-Learning doanh nghiệp với chương trình đào tạo nội bộ cho từng nhân viên.

Bên cạnh đó, phương pháp số hóa tài liệu đào tạo giúp công ty dễ dàng đánh giá, kiểm tra trình độ và và khả năng tiếp thu kiến thức, chuyên môn, quy định và nhìn được báo cáo chi tiết, tổng thể, phân tích hiệu quả học tập của học viên.

2.5. Đào tạo đồng bộ, nhất quán, không bị tác động từ các yếu tố khách quan

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và có khoảng cách về mặt địa lý, việc một người hướng dẫn đào tạo cho toàn bộ nhân viên trong văn phòng là rất khó khăn. Do vậy, mỗi chi nhánh sẽ có đội ngũ phụ trách đào tạo riêng. Phong cách và năng lực của mỗi người là không giống nhau, vì vậy dù cùng chung một tài liệu đào tạo nhưng nhân viên sẽ bị ảnh hưởng bởi phong cách đào tạo khác nhau và công ty cũng khó lên khung chương trình đào tạo nhân sự mới do chất lượng nhà đào tạo không đồng đều.

Chưa kể tới việc đào tạo sẽ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như: Địa lý, thời tiết, tâm lý,… Do đó, phương pháp số hóa bài giảng, tài liệu đào tạo là giải pháp tối ưu trên toàn hệ thống đào tạo trực tuyến E-Learning cho doanh nghiệp.

Hiểu được khó khăn mà các doanh nghiệp đang gặp phải trong quá trình đào tạo, hệ thống E-Learning CLS cung cấp dịch vụ số hoá nội dung đào tạo và các khoá học kỹ năng mềm giúp tổ chức, doanh nghiệp số hóa nội dung bài giảng theo đúng quy chuẩn, đảm bảo sự thống nhất và đồng bộ trên phần mềm, mang lại hiệu quả cao nhất cho học người học.

Với kinh nghiệm thiết kế, định dạng số hóa bài giảng E-Learning lâu năm, CLS luôn sẵn sàng cung cấp, đồng hành cùng các tổ chức, doanh nghiệp để có những bài giảng, tài liệu hấp dẫn và đem lại hiệu quả cao nhất. Nếu công ty của bạn đang có nhu cầu tìm hiểu về dịch vụ số hóa bài giảng? Hãy liên hệ ngay cho CLS  -  Đơn vị cung cấp hệ thống đào tạo trực tuyến E-Learning uy tín, hàng đầu Việt Nam theo số hotline: 0838.392.666 để nhận tư vấn cụ thể nhất.