Những khó khăn thường gặp khi số hóa tài liệu đào tạo của doanh nghiệp
Số hóa tài liệu đào tạo hiện đang là một xu hướng phổ biến trong trong đào tạo trực tuyến E-Learning, phương pháp số hóa không chỉ có ưu điểm về thời gian, chi phí mà còn tạo ra những bài giảng chất lượng, thu hút được nhiều người học. Tuy vậy, vẫn còn tồn tại một số khó khăn khiến các tổ chức, doanh nghiệp gặp rắc rối khi áp dụng phương pháp này. Hãy cùng hệ thống E-Learning CLS tìm hiểu xem những khó khăn đó là gì?
MỤC LỤC
1. Chi phí đầu tư ban đầu lớn
Về cơ bản, số hóa tài liệu đào tạo là việc chuyển tài liệu từ dạng giấy sang dạng tài liệu số mà các thiết bị điện tử có thể nhận biết và đọc được. Để đảm bảo chất lượng số hóa cần đòi hỏi các thiết bị hỗ trợ và một hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ theo đúng tiêu chuẩn. Ví dụ, khi bắt đầu một dự án số hóa thông tin, dữ liệu, cần phải thuê ngoài hoặc đầu tư mua sắm các trang thiết bị phần cứng như máy scan, máy in, máy tính hay các phần mềm để quản lý và truy xuất dữ liệu.
Tuy nhiên, dù doanh nghiệp đã trang bị đủ các thiết bị, phần mềm cần thiết cho việc số hóa tài liệu đào tạo, nhưng nó vẫn chưa đủ khả năng để thực hiện do thiếu hụt nguồn nhân lực cả về trình độ chuyên môn lẫn số lượng. Thực tế có rất ít công ty, đơn vị có nhân sự đủ kỹ năng, kiến thức để thực hiện số hóa nội dung một cách chuyên nghiệp. Do đó, công ty sẽ phải có kế hoạch đào tạo nhân sự đảm nhiệm vị trí quản lý, chuyên môn, kỹ thuật,...
Hai yếu tố con người và thiết bị chắc chắn sẽ khiến doanh nghiệp phải tốn một khoản chi phí không nhỏ nếu muốn chương trình đào tạo trực tuyến đạt hiệu quả. Và yếu tố doanh nghiệp cần được cân nhắc hàng đầu đó là triển khai số hóa tài liệu đào tạo.
Đối với việc số hóa chương trình đào tạo, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ đứng trước 2 lựa chọn:
- Tự thực hiện số hóa: phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít nội dung, kiến thức và có quy trình đơn giản.
- Sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp dịch vụ số hóa bài giảng chuyên nghiệp: tối ưu cho mọi doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu số hóa với nhiều nội dung đào tạo, quy trình cần được chuẩn hóa với nhiều chi nhánh khác nhau.
2. Nguy cơ về bảo mật trong nội bộ doanh nghiệp
Dữ liệu sau khi được số hóa sẽ phải đối mặt với nguy cơ bị sao chép và chỉnh sửa trái phép. Mặc dù điều này vẫn có thể khắc phục một cách dễ dàng đối với những chuyên gia IT, quản trị mạng nhưng lại không hề đơn giản đối với nhân viên không có chuyên môn kỹ thuật của một tổ chức, doanh nghiệp khi sử dụng số hóa tài liệu.
Để hạn chế tình trạng này, công ty có thể áp dụng phương pháp bảo vệ dữ liệu ở 3 cấp: cấp mạng, cấp quản lý người dùng và cấp cơ sở dữ liệu. Tuy vậy, phương pháp này cũng chưa thực sự tối ưu đối với các công ty có có số lượng nhân sự lớn, có thể xảy ra trường hợp chính một số nhân viên làm quyền quản trị mạng sao chép hoặc thay đổi toàn bộ cơ sở dữ liệu vì mục đích cá nhân hoặc do sơ sót trong quá trình thực hiện số hóa. Trong trường hợp này, người phụ trách quản lý tối cao cần nắm bắt và kiểm soát tốt trước khi xảy ra sai sót ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp
3. Yêu cầu đào tạo đồng bộ
Khi tài liệu đào tạo được chuyển đổi và lưu trữ dưới dạng số hóa, cách thức tiếp cận của người học sẽ không còn giống phương pháp truyền thống như trước nữa. Do đó, doanh nghiệp cần tiến hành đào tạo đồng bộ, thống nhất trên toàn bộ hệ thống để có thể sử dụng được thông tin, tài liệu số một cách trọng tâm, đúng phương pháp và đúng mục đích, tránh xảy ra những vấn đề ảnh hưởng tới việc lưu trữ tài liệu.
Xem thêm: 5 mẹo để biến tài liệu đào tạo của bạn thành việc học trực tuyến lôi cuốn
6 nguyên tắc thiết kế đồ họa cơ bản trong khóa học E-Learning
4. Chế độ bảo mật tài liệu chưa hoàn thiện
Tài liệu nội bộ thường chứa những thông tin, dữ liệu chỉ cho phép lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp để đảm bảo tính bảo mật, thông tin độc quyền của doanh nghiệp. Việc đảm bảo tính bảo mật cho các tài liệu số hóa này là rất quan trọng, đặc biệt đối với các loại tài liệu số hóa dễ bị tấn công bởi bọn đánh cắp dữ liệu, hacker khi xuất hiện lỗ hổng công nghệ.
Rắc rối về chế độ bảo mật trong việc số hóa tài liệu đến từ việc thực hiện số hóa không chuyên nghiệp do năng lực, chuyên môn còn hạn chế hoặc thuê ngoài các nhà cung cấp dịch vụ số hóa không cam kết mức độ bảo mật dữ liệu. Rủi ro này chỉ có thể khắc phục bằng cách tăng cường hệ thống bảo mật dữ liệu hoặc yêu cầu bên thứ ba cam kết không để lộ thông tin, dữ liệu của công ty ra bên ngoài.
Trước xu hướng số hóa tài liệu ngày một phát triển như hiện nay, đã có không ít công ty bắt kịp xu hướng này, tuy nhiên không phải công ty nào cũng đạt được hiệu quả cao. Nguyên nhân có thể xuất phát từ chính hệ thống phần mềm lưu trữ cũng như quản lý tài liệu đào tạo chưa được thiết kế một cách phù hợp với khối lượng thông tin, dữ liệu cần lưu trữ tăng dần.
Việc số hóa tài liệu đào tạo của doanh nghiệp gặp cũng khá nhiều khó khăn, điều này sẽ phần nào khiến công tác đào tạo nội bộ của công ty không đạt được hiệu quả như mong muốn, gây lãng phí thời gian, chi phí nguồn lực không cần thiết. Do đó, điều mà doanh nghiệp cần là một nhà cung cấp có khả năng số hóa chuyên nghiệp để tối ưu hóa chi phí và chất lượng nội dung được số hóa. Với đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm, CLS có thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và hãy liên hệ ngay hotline: 0838.392.666 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
