Khi đào tạo nội bộ phụ thuộc vào “người giỏi nhất phòng”

Ở rất nhiều tổ chức, khi có nhân sự mới gia nhập hoặc khi cần đào tạo một kỹ năng chuyên môn, giải pháp quen thuộc thường là: nhờ “người giỏi nhất phòng” hướng dẫn. Người này có thể là trưởng nhóm, một nhân viên nhiều kinh nghiệm hoặc đơn giản là người hiểu công việc nhất trong bộ phận.

Cách làm này khá phổ biến vì nó nhanh và tiện. Người giỏi nhất thường hiểu quy trình thực tế, biết cách xử lý các tình huống phát sinh và có thể truyền đạt kinh nghiệm trực tiếp cho đồng nghiệp. Trong nhiều trường hợp, việc học từ người có kinh nghiệm thực tế thậm chí còn hiệu quả hơn so với các buổi đào tạo mang tính lý thuyết.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và quy mô tổ chức lớn dần, việc phụ thuộc vào “người giỏi nhất phòng” trong đào tạo nội bộ lại trở thành một rủi ro lớn.

Khi tri thức quan trọng chỉ nằm ở một vài cá nhân

Trong giai đoạn đầu của doanh nghiệp, mô hình đào tạo dựa vào kinh nghiệm cá nhân có thể hoạt động khá tốt. Đội ngũ nhỏ, khoảng cách giữa các thành viên gần và việc chia sẻ kiến thức diễn ra khá tự nhiên.

Nhưng khi số lượng nhân sự tăng lên, mô hình này bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế. Tri thức của tổ chức không còn được lưu giữ một cách hệ thống, mà nằm rải rác trong đầu từng cá nhân. Điều này khiến việc đào tạo phụ thuộc vào việc người giỏi có thời gian hướng dẫn hay không.

Nếu người này quá bận rộn với công việc chính, hoạt động đào tạo sẽ bị trì hoãn. Nếu họ nghỉ việc hoặc chuyển sang vị trí khác, một phần tri thức quan trọng của tổ chức cũng có thể biến mất.

Trong nhiều doanh nghiệp, điều này dẫn đến một tình huống quen thuộc: mỗi khi có nhân sự mới, quá trình đào tạo gần như phải bắt đầu lại từ đầu.

Đào tạo thiếu nhất quán giữa các bộ phận

Một vấn đề khác khi đào tạo phụ thuộc vào cá nhân là sự thiếu nhất quán trong cách truyền đạt kiến thức. Mỗi người có thể hướng dẫn theo một cách khác nhau, nhấn mạnh những khía cạnh khác nhau của công việc.

Theo thời gian, điều này tạo ra sự khác biệt trong cách làm việc giữa các nhóm hoặc giữa các chi nhánh. Cùng một quy trình nhưng mỗi nơi lại hiểu và thực hiện theo một cách riêng.

Sự khác biệt này có thể không quá rõ ràng trong giai đoạn đầu. Nhưng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, những sai lệch nhỏ trong cách đào tạo sẽ tích tụ thành sự khác biệt lớn trong cách vận hành.

Kết quả là chất lượng công việc giữa các bộ phận hoặc giữa các chi nhánh không còn đồng đều.

Từ kinh nghiệm cá nhân đến tri thức của tổ chức

Điều doanh nghiệp thực sự cần không phải là loại bỏ vai trò của những nhân sự giỏi, mà là chuyển hóa kinh nghiệm của họ thành tri thức chung của tổ chức.

Những người có kinh nghiệm thực tế vẫn là nguồn tri thức quan trọng nhất. Tuy nhiên, thay vì chỉ truyền đạt kiến thức thông qua các buổi hướng dẫn trực tiếp, doanh nghiệp cần ghi nhận, hệ thống hóa và lưu trữ những kinh nghiệm đó.

Khi tri thức được chuyển từ “kinh nghiệm cá nhân” sang “tài sản tổ chức”, doanh nghiệp có thể sử dụng lại và chia sẻ kiến thức này cho nhiều thế hệ nhân sự khác nhau.

Vai trò của công nghệ trong chuẩn hóa đào tạo

Để làm được điều đó, nhiều doanh nghiệp bắt đầu sử dụng Hệ thống LMS E-Learning như một nền tảng quản lý đào tạo. Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào các buổi đào tạo trực tiếp, nội dung và kinh nghiệm thực tế có thể được chuyển thành các khóa học trực tuyến, video hướng dẫn hoặc tài liệu đào tạo chuẩn hóa.

Thông qua Hệ thống LMS, doanh nghiệp có thể xây dựng lộ trình học tập cho từng vị trí công việc, đảm bảo mọi nhân sự đều tiếp cận cùng một tiêu chuẩn kiến thức. Những kinh nghiệm của các nhân sự giỏi nhất không còn bị giới hạn trong phạm vi một bộ phận, mà có thể được chia sẻ cho toàn bộ tổ chức.

Điều này giúp giảm sự phụ thuộc vào từng cá nhân, đồng thời giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng đào tạo ngay cả khi quy mô đội ngũ tiếp tục mở rộng.

Khi tri thức trở thành tài sản chung

Một tổ chức phát triển bền vững không thể dựa vào một vài cá nhân xuất sắc. Thay vào đó, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống nơi tri thức được lưu giữ, chia sẻ và phát triển liên tục.

Khi kinh nghiệm của “người giỏi nhất phòng” được chuyển hóa thành nội dung đào tạo chuẩn hóa trong Hệ thống LMS E-Learning, tri thức của tổ chức sẽ không còn phụ thuộc vào việc ai đang làm việc ở đó.

Thay vào đó, nó trở thành một phần của nền tảng vận hành doanh nghiệp – thứ có thể được sử dụng, cải tiến và nhân rộng theo thời gian.

Và đó cũng là lúc đào tạo nội bộ không còn là hoạt động mang tính ngắn hạn, mà trở thành một chiến lược phát triển năng lực dài hạn cho toàn tổ chức.