Hiểu về hệ thống LMS từ A đến Z

Giống như Gmail giúp quản lý email hay Word giúp người dùng soạn thảo văn bản, hệ thống LMS cũng có chức năng riêng của nó. Đó là giúp doanh nghiệp xây dựng và thực hiện các chương trình đào tạo nội bộ trực tuyến thông qua các bài giảng E-Learning.

MỤC LỤC

1. Hệ thống LMS là gì?

Hệ thống LMS (Learning Management System) là một phần mềm quản lý học tập giúp phân phối, cung cấp các tài liệu liên quan tới đào tạo như bài giảng, slide, video,… Từ đó, giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng quản lý, điều chỉnh và đánh giá chất lượng của quy trình đào tạo trong tổ chức của mình.

Đây là xu hướng sử dụng nền tảng đám mây để tích hợp hóa quá trình học tập. Nhiều doanh nghiệp đã nắm bắt xu thế này để nâng cao chất lượng đào tạo nội bộ. Do đó, thị trường LMS ngày càng phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng E-learning của hàng triệu đơn vị, tổ chức trên toàn thế giới.

Hệ thống LMS được xem là công cụ hỗ trợ E-Learning phổ biến nhất, gồm hai thành phần riêng biệt:

• Thành phần máy chủ thực hiện các chức năng cốt lõi như: tạo, quản lý và phân phối các khóa học, cung cấp dữ liệu và thông báo, xác thực người dùng,…
• Giao diện người dùng chạy bên trong trình duyệt dưới dạng web. Hầu hết các hệ thống LMS đều mang bản chất của một thiết kế web học trực tuyến với những tính năng hỗ trợ học tập online cho học viên, được sử dụng bởi người hướng dẫn hay quản trị viên.

2. Chức năng chính của hệ thống LMS

2.1 Tiết kiệm thời gian

Thay vì phải mất thời gian tổ chức và triển khai các khóa học như hình thức đào tạo truyền thống, hệ thống LMS giúp cho các doanh nghiệp rút ngắn thời gian không cần thiết. Việc lập kế hoạch đào tạo cũng trở nên linh hoạt hơn nhờ nhân viên có thể tham gia học tập mọi lúc, mọi nơi. 

Bên cạnh đó, các khóa học có thể được sao lưu và tái sử dụng nhiều lần trên hệ thống LMS. Các học viên có thể vào học bất cứ lúc nào mà không cần đợi giảng viên lên lớp đào tạo.

2.2 Hiệu quả về mặt chi phí

Một trong những lợi ích lớn nhất của hệ thống LMS đó chính là tối giản các khoản chi phí như chi phí in ấn, chi phí mặt bằng, chi phí cơ sở vật chất, chi phí đi lại, ăn uống. Nhà đào tạo sẽ không cần phải di chuyển tới địa điểm đào tạo hay giữa các cơ sở với nhau để đào tạo nhân sự nữa, thay vào đó họ có thể ngồi tại văn phòng soạn giáo trình bài giảng và đưa lên phần mềm e-learning và phân phối tới học viên của mình chỉ thông qua một chiếc máy tính. Tiện ích này vô cùng có lợi cho những đơn vị có kế hoạch đào tạo thường xuyên.

2.3 Dễ dàng quản lý

Đa số các hệ thống LMS đều có tính năng quản lý và báo cáo chi tiết. Tất cả các hoạt động của hệ thống đào tạo đều được thống kê cụ thể như các khóa học, lớp học, số lượng học viên, quá trình và chất lượng của mỗi học viên thông qua từng bài kiểm tra sát hạch định kì,… Điều này giúp cho các tổ chức dễ dàng đánh giá năng lực của các nhân viên trong doanh nghiệp để có thể kịp thời nâng cao chất lượng nhân sự khi cần thiết.

2.4 Thỏa mãn nhu cầu và điều kiện học của nhiều học viên

Chỉ cần một thiết bị thông minh có kết nối internet như điện thoại di động, laptop, máy tính bảng,... là học viên có thể học tập mọi lúc mọi nơi. Các bài giảng được lưu trữ và đồng bộ hóa thông qua nền tảng đám mây giúp người học có thể tiếp tục quá trình học tập của mình mà không hề bị gián đoạn dù thay đổi thiết bị học tập hay đường truyền.

2.5 Dễ dàng tùy biến và cập nhật nội dung

Việc lưu trữ toàn bộ thông tin, tài liệu của khóa học trên một hệ thống giúp cho nhà đào tạo có thể quản lý, cập nhật, thay đổi nội dung bài giảng nhanh chóng và dễ dàng. Hệ thống LMS cho phép người quản trị có thể truy cập để bổ sung các tư liệu giảng dạy bất cứ lúc nào. Đồng thời, học viên ngay lập tức sẽ nhận được thông báo về những thay đổi mới trong khóa học của mình.

2.6 Môi trường học tập, tương tác và cá nhân hóa cho từng học viên

Với hệ thống LMS hiện đại và thông minh, các học viên có thể tương tác với nhau giống như hình thức học tập truyền thống. Họ có thể trao đổi với giảng viên và tương tác với những học viên khác nhờ các tính năng giơ tay phát biểu, hệ thống diễn đàn, chat trực tuyến. Đặc biệt, tính năng web meeting giúp môi trường học tập trở nên sống động, tích cực hơn. 

3. Khách hàng của LMS là ai?

Các doanh nghiệp dù ở lĩnh vực ngành nghề nào, dù có quy mô lớn hay nhỏ đều có thể sử dụng được hệ thống LMS.

Doanh nghiệp nhỏ: Thường là những doanh nghiệp có quy mô dưới 100 nhân viên. Những đơn vị này hầu hết rất cần tối giản các chi phí không cần thiết, đặc biệt là các chi phí phát sinh trong quá trình đào tạo nhân sự. Do đó, hệ thống LMS chính là giải pháp hữu ích đối với những tổ chức quy mô nhỏ.

Doanh nghiệp vừa: Thường là những doanh nghiệp có quy mô từ 100 đến 1000 nhân viên. Việc đào tạo hàng trăm, hàng nghìn nhân sự sẽ tiêu tốn thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp. Chưa kể, nhân viên mới - cũ ra vào công ty, việc đào tạo nội bộ cần diễn ra liên tục. Hệ thống LMS sẽ giải quyết tất cả các vấn đề cho doanh nghiệp quy mô vừa.

Doanh nghiệp lớn: Thường là các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn 1000 nhân viên như các chuỗi siêu thị, cửa hàng bán lẻ, nhà máy sản xuất,... Việc phải liên tục di chuyển đến các cơ sở để tổ chức đào tạo là một vấn đề bất cập đối với doanh nghiệp. Do đó, hệ thống LMS giúp tổ chức linh động hơn trong đào tạo, tiết kiệm thời gian và chi phí.

4. LMS được sử dụng với mục đích nào?

Hệ thống LMS giúp cho các doanh nghiệp triển khai đào tạo nội bộ nhanh chóng, dễ dàng. Đồng thời, cung cấp trải nghiệm học tập phù hợp với từng học viên và trải nghiệm đào tạo với từng người hướng dẫn. Cùng với đó, tạo cơ hội tương tác trực tiếp giữa người làm đào tạo với các nhân viên trong doanh nghiệp giúp nâng cao chất lượng đào tạo nói chung và chất lượng nhân sự nói riêng.

Hiện nay, thị trường hệ thống LMS ngày càng phát triển, các nhà cung cấp E-Learning cũng ngày một nhiều thêm. E-Learning là thiết yếu trong thời đại 4.0. Song, các doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình một phần mềm E-Learning phù hợp để thúc đẩy sự phát triển của cả tổ chức.