Có nên sử dụng phần mềm họp trực tuyến miễn phí không?

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy những phần mềm họp trực tuyến miễn phí trên mạng như skype, zavi, zoom, google meet,… Tuy nhiên, liệu các phần mềm này có ổn định hay không, khả năng sử dụng có được lâu dài và có được bảo mật an toàn hay không? Để tìm kiếm câu trả lời cho những câu hỏi này, bạn đọc hãy xem ngay bài viết dưới đây của hệ thống đào tạo nội bộ trực tuyến E-Learning CLS.

Mục lục

1. Các hạn chế khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến miễn phí

Những phần mềm học trực tuyến miễn phí thường gặp phải những rắc rối liên quan tới tính năng hỗ trợ hoạt động như giới hạn số lượng người tham gia, thời gian sử dụng hạn chế, không cho tải file dung lượng lớn,...

Đặc biệt là vấn đề bảo mật thông tin trong các cuộc họp sẽ không được đảm bảo, thường xuất hiện nguy cơ thông tin bị rò rỉ. Và việc đánh cắp thông tin hoàn toàn có thể xảy ra. Chính vì thế mà phần mềm miễn phí làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới những buổi họp trực tuyến của rất nhiều doanh nghiệp.

1.1 Đường truyền mạng không ổn định

Trong những phần mềm phiên bản miễn phí sẽ không được trang bị băng thông rộng. Điều này khiến đường truyền bị đứt quãng, gián đoạn cuộc họp. Khi có lượng truy cập sử dụng nhiều tại cùng 1 thời điểm hoặc dữ liệu lưu trữ lớn có thể xuất hiện tình trạng phần mềm bị đứng hoặc người dùng bị thoát ra khỏi phần mềm, có khi người dùng không thể truy cập sử dụng được. Hậu quả từ việc đường truyền không ổn định là chất lượng hình ảnh, âm thanh giảm, trong cuộc họp sẽ thường xuyên xảy ra tình trạng âm thanh mất tín hiệu, không nghe rõ, hình ảnh mờ,…

1.2 Bảo mật thông tin thấp

Những phần mềm họp trực tuyến miễn phí thường không sử dụng công nghệ bảo mật mới. Do đó thông tin hay bị lộ, bị rò rỉ ra ngoài. Hậu quả nghiêm trọng hơn là thông tin của tổ chức, doanh nghiệp, cùng cá nhân sẽ bị đánh cắp. Hơn nữa, các kế hoạch và dữ liệu liên quan bị mất, gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới chiến lược hoạt động của công ty sau này.

1.3 Giới hạn một số thiết bị khi họp cùng 1 lúc 

Phần mềm họp trực tuyến phiên bản miễn phí thường bị giới hạn điểm cầu tham gia họp và số lượng thiết bị, điều này sẽ gây ảnh hưởng tới số người tham gia họp lớn hoặc cuộc họp diễn ra ở nhiều nơi. Lựa chọn hệ thống họp trực tuyến ổn định chính là một trong những giải pháp lâu dài, cũng là giải pháp tối ưu với phần lớn các công ty hiện nay.

2. Lý do nên sử dụng phần mềm họp trực tuyến mất phí?

Chính vì có những hạn chế kể trên nên có thể thấy rằng phần mềm họp trực tuyến miễn phí chỉ là những giải pháp tạm thời. Giải pháp hiệu quả hơn chính là nên thuê hoặc mua phần mềm hệ thống họp trực tuyến để có thể khắc phục được toàn bộ những hạn chế trên và đảm bảo được chất lượng cuộc họp trực tuyến được diễn ra suôn sẻ. Có rất nhiều ưu điểm mà các công ty có thể nhận được khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến CLS. 

2.1 Tốc độ đường truyền luôn luôn ổn định

Do được trang bị bởi băng thông rộng nên đường truyền luôn luôn được ổn định, phần mềm còn cho phép lưu lượng sử dụng lớn trong cùng 1 thời gian mà không bị ảnh hưởng nhiều. Đồng thời tính năng này cũng đảm bảo được việc chia sẻ báo cáo, tài liệu, hình ảnh dễ dàng và nhanh chóng khi cuộc họp diễn ra.

2.2 Khả năng bảo mật cao

Phần mềm họp trực tuyến mất phí áp dụng công nghệ bảo mật cao, hiện đại, hệ thống đảm bảo mọi thông tin của người dùng. Dữ liệu người tham gia cuộc họp cũng như các dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp sẽ được bảo mật tối đa, tránh được hết các rủi ro có thể gây ra thiệt hại về thông tin cá nhân lẫn kinh tế cho doanh nghiệp.

2.3 Chất lượng âm thanh cao

Trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp chất lượng âm thanh luôn được đảm bảo, các âm thanh nghe đồng đều, rõ ràng, không chứa tạp âm,…

2.4 Không giới hạn thời gian tham gia cuộc họp cũng như người dùng 

Số lượng người tham gia có thể lên tới hàng hàng trăm, hàng nghìn người cùng một lúc. Tính năng này càng phù hợp sử dụng cho những công ty có quy mô lớn lên tới hàng ngàn nhân viên. Bên cạnh đó, phần mềm họp trực tuyến kết hợp đào tạo trực tuyến chất lượng giống như hệ thống đào tạo trực tuyến E-Learning CLS là giải pháp tối ưu, thêm nhiều tính năng nổi bật dành cho các tổ chức, doanh nghiệp như: Tổ chức được rất nhiều cuộc họp cùng lúc bởi Web Meeting ổn định. Cuộc họp không chỉ diễn ra đồng thời mà còn không bị ảnh hưởng hay chịu bất kỳ điểm hạn chế nào và đảm bảo chất lượng cuộc họp?

Tính năng họp trực tuyến của hệ thống đào tạo trực tuyến E-Learning CLS còn hỗ trợ người dùng chia sẻ file tài liệu, phát biểu, màn hình để nâng cao hiệu quả chất lượng cuộc họp trực tuyến. Ngoài ra, phần mềm còn có sự tương tác trực tiếp tương tự như cuộc gọi bên ngoài. Theo đó cuộc họp của công ty sẽ trở lên trực quan và sinh động hơn.

Có thể thấy phần mềm họp trực tuyến mất phí ngày càng trở lên phổ biến. Nó đang trở thành xu thế công nghệ được ứng dụng rộng rãi trong các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. 

Thực tế cho thấy đa số các công ty đều cần đến hình thức này để hỗ trợ trong việc trao đổi, thảo luận công việc, học hành mà không bị giới hạn về thời gian, không gian. Chính vì thế, việc sử dụng một phần mềm đào tạo trực tuyến trong doanh nghiệp là cực kỳ cần thiết. Các doanh nghiệp, cơ sở đào tạo nên sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến E-Learning CLS để đạt hiệu quả tối đa trong khâu đào tạo.