5 Bước tổ chức buổi họp trực tuyến thành công

5 Bước tổ chức buổi họp trực tuyến thành công

Ảnh minh họa

1. Chọn hệ thống họp trực tuyến ổn định, phù hợp

Hệ thống web meeting chất lượng quyết định sự thành công của hình thức họp này rất lớn. Bởi, các hệ thống trước khi đưa vào ứng dụng đã được xây dựng kỹ lưỡng nhằm đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của một cuộc họp trên môi trường trực tuyến. Lựa chọn hệ thống có tính phổ biến, thao tác sử dụng tiện lợi và luôn đảm bảo chất lượng trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp là yêu cầu hàng đầu. Cuộc họp nhờ đó mà luôn diễn ra ổn định, nhanh chóng, chất lượng âm thanh hình ảnh rõ nét, truyền file, dữ liệu thuận tiện,... 

Ảnh minh họa

2. Lên kế hoạch họp kỹ càng

Kế hoạch của một buổi họp truyền thống yêu cầu ra sao thì hình thức họp trực tuyến cũng có những yêu cầu tương tự. Điều này có ý nghĩa đảm bảo cho nội dung và chương trình họp diễn ra đúng mục đích ban đầu. Cần chuẩn bị nội dung họp cụ thể, thời gian họp, thành phần tham dự, lộ trình thực hiện, các phát sinh, thông báo… Tất cả nên chủ động chuẩn bị trước để buổi họp diễn ra được suôn sẻ, nhanh chóng.

Ảnh minh họa

3. Ra những nguyên tắc khi họp online

Những nguyên tắc họp online có thể có sự khác biệt so với hình thức họp truyền thống. Do đó, trước khi tiến hành, có thể soạn thảo và gửi đến thành phần tham dự trước. Những nguyên tắc này nhằm tổ chức buổi họp online tập trung và chất lượng hơn. Những nguyên tắc hàng đầu cần được ưu tiên thực hiện là: 
Tạo sự thu hút với nội dung họp bằng các hình thức slide, hình ảnh, số liệu phù hợp. Người họp trực tuyến không dễ dàng tập trung, hoặc quan tâm đến quá nhiều sơ đồ bảng biểu, số liệu… Đa dạng hoá nội dung trình bày, lựa chọn cách thức thể hiện cũng như phân bổ thời gian phát biểu hợp lý sẽ giúp cuộc họp trực tuyến trực quan, sinh động hơn.

Tất cả đều có tương tác, không lẩn trốn, đảm bảo các thành viên tham gia họp đều có đóng góp trong cuộc họp. Người trình bày nên xen lẫn việc dành cơ hội tương tác với thành viên tham gia họp. 

Không độc quyền trình diễn, không để một cá nhân độc thoại xuyên suốt cuộc họp. Chia nội dung họp cho từng cá nhân hoặc từng nhóm đảm nhiệm trình bày sẽ tạo điều kiện cho mọi thành viên đều có sự đóng góp cho cuộc họp trực tuyến.

Không để thời gian trống, im lặng trôi qua quá lâu làm buổi họp nhàm chán, bí bách. Tiến trình cuộc họp cần diễn ra liên tục theo kế hoạch. Việc ngưng quá dài làm ảnh hưởng đến sự tập trung của các thành viên.

Ảnh minh họa

4. Đi đúng vấn đề, tránh lan man để nâng cao hiệu quả họp

Họp trực tuyến là thông qua các thiết bị công nghệ có hỗ trợ bởi hệ thống chức năng. Việc nhàm chán, không thu hút của cuộc họp theo hình thức này hoàn toàn có thể xảy ra nếu nội dung cuộc họp không kiểm soát được. Vì vậy, yêu cầu khi diễn ra cuộc họp cần điều tiết nội dung họp. Đi đúng và trọng tâm vấn đề, mục tiêu mà cuộc họp mong muốn. Tình trạng phát biểu lan man, nói dông dài không đi vào trọng điểm cần được hạn chế và khắc phục tối ưu nhất. Bởi, nếu để xảy ra tình trạng này, không những không đáp ứng được nội dung cuộc họp mà còn gây lãng phí thời gian, công sức của tất cả thành viên tham gia.  Đây là một trong những bước quan trọng để có thể tổ chức họp trực tuyến thành công mà người tổ chức cần chú ý.

5. Ghi âm lại nội dung họp

Một số hệ thống họp trực tuyến hiện đại, chất lượng hiện nay có trang bị tính năng ghi âm lại cuộc họp. Người dùng nên tận dụng chức năng này để có bản dữ liệu chất lượng liên quan đến cuộc họp. Bản ghi âm này được sử dụng để làm báo cáo, tài liệu gửi cho các thành viên không tham dự được, hoặc là căn cứ để kiểm tra lại nội dung đã truyền tải trong cuộc họp. Những hệ thống họp trực tuyến tối ưu hơn còn trang bị thêm tính năng ghi video. Trong trường hợp này, yêu cầu cơ sở hạ tầng của hệ thống phải được đầu tư từ ban đầu mới đảm bảo.

Ảnh minh họa

Hệ thống đào tạo nội bộ doanh nghiệp CLS với tính năng họp trực tuyến ổn định đến ấn tượng

Các doanh nghiệp, tổ chức có thể chọn họp trực tuyến ổn định với hệ thống đào tạo doanh nghiệp CLS. Hệ thống được phát triển bởi Hương Việt hiện được tín nhiệm trong nhiều năm qua. CLS xây dựng tính năng họp trực tuyến chất lượng dựa trên yêu cầu của người dùng, thao tác sử dụng dễ dàng, thân thiện, các tính năng hỗ trợ mang tính tiện lợi cao. Họp trực tuyến dần trở thành xu hướng họp hành trong thời đại công nghệ. Cuộc họp dễ dàng tổ chức, không bị giới hạn thời gian, không gian. Vì vậy, việc áp dụng họp trực tuyến vừa đáp ứng xu thế ứng dụng vừa hỗ trợ sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp và tổ chức.