Phần mềm họp trực tuyến cho doanh nghiệp ổn định và phổ biến 2020

  • 13/09/2020
  • Tin tức

Trong bối cảnh dịch Covid-19 chưa được khống chế hoàn toàn, rất nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì làm việc từ xa nên nhu cầu sử dụng các phần mềm họp trực tuyến tại các doanh nghiệp trên khắp cả nước là vô cùng lớn. Vậy đâu là phần mềm họp trực tuyến ổn định và phổ biến năm 2020 dành cho các doanh nghiệp?

“Work From Home” có thể là khái niệm mới phổ biến tại Việt Nam khi đại dịch xuất hiện, còn trên toàn cầu thì hình thức này đã không còn xa lạ, đặc biệt là tại các quốc gia phát triển hàng đầu như Mỹ, Canada, Anh, Úc… hay các tập đoàn quy mô toàn cầu. Kéo theo đó các phần mềm họp trực tuyến hay làm việc từ xa cũng đã xuất hiện trên thị trường rất nhiều, tuy nhiên đối với các doanh nghiệp Việt bắt đầu áp dụng “work from home” thì vẫn còn gặp nhiều khó khăn khi lựa chọn phần mềm ưng ý nhất phục vụ công việc. Do đó, bài viết này sẽ giúp bạn “điểm danh” một số phần mềm dùng để họp trực tuyến và làm việc từ xa được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. 

Họp trực tuyến giải pháp

Họp trực tuyến hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm (Nguồn: Internet)

Giải pháp họp trực tuyến là gì?

Giải pháp họp trực tuyến là hình thức họp thông qua các thiết bị chuyên dụng hoặc các phần mềm kết nối internet với mục đích giảm chi phí, rút ngắn thời gian và tiện lợi hơn cho các công ty, doanh nghiệp. 
Nói cách khác, họp trực tuyến chính là dùng các thiết bị để truyền tải âm thanh, hình ảnh thông qua đường truyền mạng giúp kết nối 2 hay nhiều không gian khác nhau, tạo cho bạn cảm giác như đang họp trực tiếp mặt đối mặt trong một không gian phòng họp. 

thiết bị họp trực tuyến

Các thiết bị họp trực tuyến cơ bản gồm những gì? (Nguồn: Internet)

Các thiết bị họp trực tuyến cơ bản nhất doanh nghiệp

- Thiết bị cứng: Để tổ chức được một buổi họp trực tuyến các doanh nghiệp cần phải có bộ thiết bị như sau:

  • Codec: Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh thông qua đường truyền.
  • Camera: Chức năng thu - phát tín hiệu hình ảnh
  • Microphone: Để thu tín hiệu âm thanh.
  • Remote: Thiết bị điều khiển từ xa
  • Bộ nguồn và một số dây cáp khác đi kèm

Ngoài ra, tùy vào nhu cầu buổi họp mà doanh nghiệp cần phải có thêm một số thiết bị sau: loa, bộ khuếch đại âm thanh, usb, bảng điện tử, thiết bị lưu trữ,....Các thiết bị này sẽ giúp tối ưu hoá việc họp trực tuyến. 

- Màn hình hiển thị: Đây là một trong những thiết bị không thể thiếu khi tổ chức một buổi họp trực tuyến. Với màn hình hiển thị bạn có thể dụng các thiết bị như tivi, màn chiếu,....Màn hình sẽ giúp hiển thị những hình ảnh, thông tin, nội dung chia sẻ được truyền tải thông qua internet từ vị trí này đến vị trí khác. 

- Đường truyền mạng: Đường truyền mạng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc họp vì tất cả hệ thống thiết bị đều hoạt động thông qua kết nối với đường truyền mạng. 

5 Phần mềm họp trực tuyến được “ưu ái” nhất hiện nay

họp trực tuyến Weber

1. Cisco Webex 

Nằm trong danh sách phần mềm họp trực tuyến được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, Cisco Webex với các tính năng hỗ trợ đàm thoại, truyền tải nội dung, video đến nhiều người với chất lượng âm thanh và hình ảnh sắc nét. Thông tin cuộc họp hoàn toàn được bảo mật trong nội bộ doanh nghiệp và lưu trữ trên hệ thống dữ liệu giúp việc quản lý và theo dõi lại cuộc họp một cách dễ dàng. 

Tại Việt Nam, giá dịch vụ khi sử dụng Cisco Webex sẽ phụ thuộc quy mô doanh nghiệp. Với những công ty startup hay nhóm nhỏ phí sử dụng sẽ từ $13.50/tháng - $17.95/tháng, những doanh nghiệp có quy mô lớn hơn thì mức phí sử dụng sẽ cao hơn. 

Mặc dù Cisco Webex có nhiều ưu điểm nổi bật trong họp trực tuyến và làm việc từ xa, nhưng phần mềm này có một số nhược điểm như: Phải mua license hằng năm để duy trì; các thiết bị đầu cuối kết nối vào Cisco Webex cũng phải mua license duy trì hàng năm và các thiết bị đầu cuối (với OS Cisco Webex) cũng chỉ sử dụng được với Cisco Webex.

Họp trực tuyến Microsoft Team

2. Microsoft Teams 

Phần mềm Microsoft Teams được phát triển giúp người dùng tối ưu được việc họp online với các tính năng như ghi chú cuộc họp, lập lịch biểu chia sẻ màn hình, ghi cuộc họp và nhắn tin tức thời,... chỉ cần có email người dùng có thể lên lịch họp team trên trình duyệt web.

Giá dịch vụ sử dụng của Microsoft Teams

  • Office 365 ProPlus: Giá 12$/người dùng/tháng (cam kết hàng năm).
  • Gói Office 365 E1: Giá 8$/người dùng/tháng (cam kết hàng năm).
  • Office 365 E3: Giá 20$/người dùng/tháng (cam kết hàng năm).
  • Office 365 E5: Giá 35$/người dùng/tháng (cam kết hàng năm).

Tuy nhiên, với Microsoft Teams để tiện lợi sử dụng và có nhiều tiện ích hơn người dùng cần mua trọn bộ MO365. 

Họp trực tuyến Google Hangout

3. Google Hangouts

Google Hangouts cho phép người dùng chỉ cần có tài khoản gmail là có thể gọi, nhắn tin,...trên bất kỳ loại máy tính, điện thoại nào. Phần mềm này có thể chạy trực tiếp trên trình duyệt Chrome, trên hệ điều hành iOS và chạy tốt nhất trên Android. 

Google Hangouts Meet quy định số lượng người tham gia tối đa là 100 người và không giới hạn thời gian cuộc gọi. Để sử dụng Google Hangouts Meet bạn sẽ đăng ký tài khoản G Suite và được dùng thử 14 ngày. Sau đó, nếu dùng tiếp bạn sẽ phải chi trả từ 4.2$ đến 25$ tuỳ quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên, hạn chế của Hangouts là không có thiết lập mã hóa đầu cuối cuộc họp nên không đảm bảo mức độ an toàn. 

họp trực tuyến skype business

4. Skype Business

Skype for Business cũng cho phép bạn tổ chức buổi họp thông qua việc sử dụng thêm camera, thiết bị âm thanh và màn hình để truyền tải thông tin và dữ liệu. Tuy nhiên, ứng dụng Skype for Business này khả năng tương thích tốt với thiết bị họp trực tuyến thuộc các thương hiệu như Polycom, AVer… 

Giá thành khi sử dụng Skype for Business dao động từ 2$- 35$/tháng/người dùng.  Tuy nhiên, các gói rẻ nhất sẽ không không bao gồm tích hợp đầy đủ với Office 365. Bên cạnh đó, một hạn chế nữa của Skype là thiếu nhiều thiết lập dành cho chủ phòng họp so với các phần mềm khác. 

Họp trực tuyến CLS

5. Hệ thống đào tạo nội bộ CLS và tính năng họp trực tuyến ổn định

Bên cạnh những phần mềm họp trực tuyến được phát triển bởi các công ty công nghệ nước ngoài, CLS là hệ thống quản lý đào tạo trên nền tảng đám mây – Cloud Learning System (Cloud Based Learning Management System) được phát triển bởi một doanh nghiệp Việt Nam cũng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng thời gian qua. Với lợi thế là doanh nghiệp Việt, trụ sở được đặt tại Việt Nam, có đội ngũ hỗ trợ xuyên suốt quá trình sử dụng nên việc khi cần hỗ trợ trong quá trình sử dụng nên sẽ thuận tiện và dễ dàng hơn so với các phần mềm khác của nước ngoài. Đây chính là một trong những lý do chính giúp CLS đánh bại nhiều phần mềm họp trực tuyến của nước ngoài khi làm việc tại nhà trong mùa dịch Covid-19. 

Hệ thống đào tạo trực tuyến CLS được trang bị cho doanh nghiệp giải pháp họp trực tuyến chất lượng, đảm bảo các hoạt động làm việc từ xa, họp trực tuyến luôn ổn định. CLS có thể sử dụng trên đa trình duyệt: như IE, Chrome, Firefox, Cốc Cốc.., đồng thời doanh nghiệp có thể sử dụng dễ dàng trên các thiết bị như laptop, PC, mobile.

Mỗi phần mềm đều có những ưu nhược điểm riêng phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp khác nhau. Vậy nên để có thể lựa chọn được phần mềm họp trực tuyến phù hợp nhất, các nhà quản lý cần phải hiểu rõ nhu cầu và mục đích sử dụng trong doanh nghiệp. Nếu muốn chọn phần mềm đến từ các doanh nghiệp lớn thì Cisco Webex hay Microsoft Teams sẽ được ưu tiên; nhưng nếu muốn sử dụng một phần mềm thân thiện với người Việt và có đội ngũ hỗ trợ đồng hành xuyên suốt từ những ngày đầu tiên cho đến khi sử dụng thành thạo phần mềm, thì chắc chắn CLS với đa dạng các tính năng sẽ không làm doanh nghiệp bạn thất vọng!