Họp trực tuyến Web Meeting rất cần thiết cho doanh nghiệp, vì đâu?

  • 21/09/2020
  • Tin tức

Họp trực tuyến - Web meeting ngày càng được các doanh nghiệp sử dụng bởi những tiện ích trong công việc, đặc biệt trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp vẫn đang làm việc từ xa do ảnh hưởng của Covid-19. Vậy web meeting có những ưu điểm vượt trội nào mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để thay thế hầu hết các phương thức họp truyền thống, hãy cùng CLS tìm hiểu ngay dưới đây nhé! 

Họp trực tuyến là gì?

Họp trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp

Họp trực tuyến hay được gọi là online meeting, online conference, là hình thức họp thông qua các phần mềm nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí tổ chức cho các doanh nghiệp. Hình ảnh và âm thanh của web meeting sẽ được truyền tải từ nhiều điểm khác nhau thông qua internet để đảm bảo nhiều người từ nhiều nơi khác nhau có thể cùng lúc tham gia vào các cuộc họp. 

Họp trực tuyến web meeting là trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp

  • Nâng cao tính cơ động cho hệ thống, thu hẹp khoảng cách địa lý, tăng khả năng tương tác và giao tiếp

Với hình thức họp trực tuyến, tính cơ động trong hệ thống được nâng cao, dễ dàng linh động trong việc tương tác cùng nhau thông qua cuộc họp từ những địa điểm khác nhau. Việc các doanh nghiệp có nhiều văn phòng làm việc hoàn toàn không ảnh hưởng đến hệ thống họp trực tuyến.

web meeting giúp rút ngắn khoảng cách giao tiếp trong công việc

Mọi người đều tham gia cuộc họp một cách dễ dàng, linh hoạt đồng nghĩa với việc dù bạn có đang ở bất kỳ nơi đâu cũng có thể tham gia buổi họp của công ty chỉ cần có thiết bị kết nối internet. Từ đó, khoảng cách địa lý được xóa bỏ. Với định dạng thông minh, web meeting không khác gì một phòng họp thông thường nhờ đó khả năng tương tác và giao tiếp không bị hạn chế. 

  • Đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng lúc

Ngoài nhiệm vụ chính là liên lạc kết nối hình ảnh âm thanh giữa các điểm cầu, một số hệ thống web meeting còn tích hợp được nhiều nhiệm vụ như truyền tải file, lưu trữ thông tin cuộc gọi, trình chiếu, phát trực tiếp, chia sẻ màn hình… và cho phép nhiều cuộc họp diễn ra cùng một thời điểm. Việc truyền tải file và chia sẻ thông tin tài liệu đồng thời giúp cho người tham gia nắm bắt chính xác những vấn đề trong cuộc họp. 

  • Tiết kiệm thời gian và kinh phí triển khai cho doanh nghiệp

Với web meeting, các cuộc họp trực tuyến diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian. Mọi người sẽ không tốn nhiều thời gian chờ đợi đủ thành viên để tiến hành họp. Chỉ cần cài đặt giờ họp và các thiết bị thông minh, người tham gia sẽ được nhắc nhở khi đến giờ, nhờ đó thời gian chuẩn bị cuộc họp và thời gian họp được rút gọn.

Để tổ chức các buổi họp truyền thống, các doanh nghiệp phải chi trả khá nhiều chi phí cho việc di chuyển, địa điểm họp, ăn uống, trang thiết bị, in ấn tài liệu liên quan… Các cuộc họp trực tuyến giúp giải quyết được vấn đề trên, vậy nên chi phí triển khai các cuộc họp trực tuyến được giảm thiểu tối đa. 

  • Dễ dàng sử dụng

Khi doanh nghiệp vận dụng phương pháp họp trực tuyến, các thiết bị được kết nối đơn giản để phù hợp với tất cả người dùng trên nhiều thiết bị khác nhau: PC, máy tính bảng, điện thoại thông minh. Chỉ bằng các thao tác đơn giản là đã có thể dễ dàng tham gia cuộc họp. Dù cho các bạn không chuyên bên mảng công nghệ cũng có thể sử dụng một cách dễ dàng. Các áp lực tinh thần sẽ được giảm thiểu, không còn lo trễ giờ, bị bỏ lỡ các thông tin quan trọng,....

  • Nâng cao giá trị doanh nghiệp

web meeting giúp nâng cao giá trị doanh nghiệp

Giúp các doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các đối tác nước ngoài. Ngoài việc giúp tiết kiệm các chi phí di chuyển qua lại giữa các quốc gia, chi phí ăn ở thì việc kết nối với các đối tác trở nên đơn giản. Không cần phải di chuyển qua lại, các đối tác và doanh nghiệp vẫn có thể gặp gỡ qua web meeting nhờ đó giá trị doanh nghiệp được nâng cao, tạo dựng tốt những mối quan hệ cũng như mang đến những cơ hội mở rộng hơn cho doanh nghiệp.

  • Bảo vệ môi trường

Thực tế, khi ngồi trong phòng làm việc và không cần di chuyển để gặp gỡ sẽ hạn chế được các phương tiện giao thông ra ngoài. Mà như các bạn cũng biết, khí thải mà các phương tiện giao thông thải ra ảnh hưởng rất lớn đến môi trường. Các cuộc họp trực tuyến vừa giúp tiết kiệm nhiên liệu lại vừa đóng góp vào việc bảo vệ môi trường. Bên cạnh đó, việc truyền gửi file online sẽ giúp hạn chế được việc in ấn tài liệu, cũng là một cách giúp hạn chế sử dụng giấy, bảo vệ môi trường. Chưa kể trong thời gian dịch bệnh viêm đường hô hấp cấp như hiện nay, việc hạn chế tiếp xúc trực tiếp cũng chính là một cách để phòng chống bệnh, bảo vệ bản thân, gia đình và xã hội.

Hệ thống đào tạo trực tuyến CLS là một hệ thống đa năng

Tuy hiện nay trên thị trường đã có nhiều ứng dụng gọi trực tuyến: Google Meet, Microsoft Teams, Skype…. tuy nhiên vẫn còn bị hạn chế về các chức năng như chia sẻ tài liệu, phát biểu trong cuộc họp, các thành viên trong cuộc họp chưa thể trao đổi riêng với nhau…. Vậy nên một hệ thống web meeting có thể giải quyết được các vấn đề phát sinh trong cuộc họp trực tuyến như CLS được người dùng đánh giá rất cao và nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn sử dụng. Với nhiều năm nghiên cứu, đội ngũ chuyên gia của CLS xây dựng nên công cụ web meeting đáp ứng được các nhu cầu cơ bản từ tổ chức, quản lý đến các chức năng nâng cao hơn để vận dụng vào các cuộc họp trực tuyến, đào tạo nội bộ từ xa cho doanh nghiệp.

Khi sử dụng công cụ web meeting từ hệ thống CLS, quản trị viên có thể kiểm soát tất cả những hoạt động và số lượng của những người tham gia cuộc họp, cho phép người tham gia phát biểu hoặc chỉ định phát biểu. Như vậy, sẽ đảm bảo chất lượng cuộc họp theo đúng mục tiêu đề ra. Việc chia sẻ tài liệu, video, trình chiếu… giúp người tham gia cuộc họp có thể nhanh chóng nhận được những thông tin cần thiết. Tiến hành thảo luận và đưa ra đóng góp. Không chỉ vậy, hệ thống CLS còn cung cấp chức năng tạo lập các cuộc hội thoại cá nhân hoặc nhóm để có thể thống nhất ý kiến trước khi phát biểu và lựa chọn giữa các phòng ban. Đồng thời như vậy sẽ không làm gián đoạn cuộc họp.

CLS là một hệ thống đào tạo trực tuyến trên nền tảng đám mây. Với nhiều công cụ hữu ích cho doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở web meeting, hệ thống đào tạo trực tuyến CLS đáp ứng linh hoạt về không gian, thời gian cũng như cả quá trình vận hành nên được xem là một cánh tay đắc lực cho doanh nghiệp cho tiến trình phát triển bền vững trong tương lai.