Tổng quan về hệ thống đào tạo elearning từ A-Z

Trước đây, việc đào tạo trong doanh nghiệp đòi hỏi phải thuê các chuyên gia đào tạo để tổ chức lớp học, các buổi hội thảo trực tiếp. Tuy nhiên, việc này lại trở nên tốn kém, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ. Hơn nữa, nhân viên tham gia đào tạo phải tạm hoãn công việc được giao, điều này dẫn đến hiệu quả làm việc giảm sút, gián đoạn dịch vụ mà công ty cung cấp.

Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp đã tìm đến và lựa chọn hệ thống đào tạo elearning của CLS. Bởi những lợi ích mà hệ thống này đem lại dường như là vô tận và là chìa khóa cho sự phát triển của công ty.

1. Hệ thống đào tạo e learning là gì?

Hệ thống đào tạo elearning CLS là phần mềm đào tạo dựa trên nền tảng đám mây Cloud Learning System, được Công ty TNHH dịch vụ quản lý hệ thống học tập LMS nghiên cứu, phát triển và triển khai cho các doanh nghiệp tại Việt Nam và trên thế giới. 

Người dùng có thể dễ dàng tạo các khóa học trực tuyến thông qua hệ thống đào tạo này. Được học tập mọi lúc, mọi nơi, được truy cập nhiều thiết bị luôn là những điểm nổi bật của phần mềm e learning. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tạo, lưu trữ và chỉ định nội dung đào tạo ở nhiều định dạng khác nhau.

2. Người sử dụng hệ thống đào tạo elearning có vai trò gì?

Thường có 3 vai trò người dùng chính trong một ứng dụng elearning doanh nghiệp:

• Quản trị viên: Đây là người có vai trò cao nhất, họ có quyền truy cập vào mọi tính năng quản trị của hệ thống. Quản trị viên có thể tạo, sửa, xóa người dùng và quản lý toàn bộ nội dung đào tạo của doanh nghiệp. Hơn nữa, với vai trò là quản trị viên họ sẽ có quyền giám sát tất cả các nội dung ELearning liên quan trong khóa học, truy cập một số chức năng như khung năng lực, báo cáo tiền độ của người học,... 
• Giảng viên: Vai trò của giảng viên trong hệ thống đào tạo elearning đó là định hướng việc giảng dạy, là người tạo ra nội dung khóa học. Các khóa học được quản lý, cập nhật và nhận bài tập từ người học trực tuyến. Giảng viên cũng có thể là người lên lịch cho lớp học, theo dõi đánh giá, trả lời câu hỏi của học viên, ghi danh và báo cáo liên quan để biết thông tin chi tiết. 
• Người học: Chắc hẳn tất cả chúng ta đều đã từng là người học tại một thời điểm nào đó - tại trường học, đại học hoặc thậm chí là khóa đào tạo của công ty. Vai trò này thường sẽ có số lượng người dùng cao nhất trong hệ thống elearning. Người học có quyền truy cập vào các khóa học mà họ đã đăng ký. Việc hoàn thành khóa học và lộ trình học tập cũng sẽ được lưu lại tự động và có báo cáo thống kê rõ ràng cho từng cá nhân.

3. Hệ thống đào tạo elearning có những tính năng cơ bản gì?

Không phải tất cả các hệ thống đào tạo trực tuyến đều được tạo ra như nhau. Khi nói đến việc lựa chọn và đầu tư vào các công cụ đào tạo trực tuyến phù hợp, khách hàng chỉ nhìn vào những yếu tố bên ngoài mà không quan tâm sâu bên trong. Bất kể công cụ bạn chọn để thực hiện các chương trình đào tạo nội bộ là gì thì 6 tính năng sau đây là điều tuyệt đối phải có. Nếu không có những tính năng này, phần mềm đào tạo của doanh nghiệp sẽ không đáp ứng hết nhu cầu của L&D.

3.1 Quản lý nội dung học tập

Người dùng có thể khởi tạo khóa học, hiệu chỉnh, nhân bản, sửa, xóa khóa học, bài giảng  và các nội dung đào tạo. Phần mềm đào tạo elearning hỗ trợ nhiều loại nội dung (văn bản, âm thanh, video, hình ảnh,...), có khả năng tái sử dụng nội dung giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp. Ngay trên phần mềm người dùng hoàn toàn có thể tạo nội dung elearning với nhiều loại tương tác khác nhau (ví dụ: kéo và thả, điền vào chỗ trống, đối sánh, câu hỏi trắc nghiệm, đúng sai, sắp xếp theo trình tự,...). Đặc biệt là khả năng phân chia nội dung bài học, khóa học và bài thi giúp cho người học dễ dàng thao tác và tìm kiếm chương trình học tập của mình.

3.2 Quản lý người dùng

Sự tham gia của người học là yếu tố quyết định sự thành công cho một chương trình đào tạo. Chính vì vậy, quản lý người dùng luôn là tính năng được rất nhiều chủ doanh nghiệp, nhà quản lý đào tạo quan tâm. Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý, thêm, bớt, sửa xóa thông tin, số lượng người dùng tham gia khóa học, các khóa đào tạo họ đang học,...

Bất kỳ chương trình học tập nào cũng có thể được chỉ định với các đối tượng khác nhau với nội dung khác nhau, phù hợp với từng vị trí chức danh. Tất cả những điều này sẽ trở nên dễ dàng hơn đối với các nhà đào tạo khi sử dụng dịch vụ e learning trong doanh nghiệp. 

3.3 Lưu trữ khóa học

Hệ thống đào tạo e learning là nơi lưu trữ nội dung vô cùng lý tưởng của các doanh nghiệp. Bởi phần mềm được tạo ra dựa trên nền tảng điện toán đám mây, chính vì vậy các doanh chủ hoàn toàn yên tâm với việc lưu trữ nội dung với số lượng “khổng lồ”. Ngoài ra, tính năng này cho phép tải tài liệu các ngân hàng câu hỏi, đề thi ở nhiều định dạng khác nhau.

Nhờ có tính năng quản lý kho tri thức mà các nhà đào tạo không cần phải chuẩn bị nội dung đào tạo hàng năm, cải thiện hiệu quả quản lý và khuyến khích nhân viên học hỏi, chia sẻ mỗi ngày. Đặc biệt “key person” ra đi nhưng kiến thức, quy trình vẫn ở lại. Nhân sự mới vào có sẵn kho tài liệu giúp họ nắm bắt thông tin nhanh chóng. Như vậy, chỉ trong vòng 2- 3 ngày là nhân sự có thể đi gặp khách hàng bán hàng ngay.

Xem thêm: Phần mềm elearning CLS - Hệ thống elearning hàng đầu Việt Nam

Hướng dẫn quy trình đào tạo nội bộ trực tuyến hiệu quả

Đào tạo trực tuyến dễ dàng hơn cùng CLS E-Learning

3.4 Phân phối khóa học

Phân phối khóa học trên nền tảng đào tạo elearning chính là việc cấp phát khóa học, thu hồi khóa học đến 1 nhân sự hoặc một nhóm nhân sự. Các khóa học bao gồm chủ đề chuyên sâu, kỹ năng, hiểu biết về sản phẩm, khách hàng,... Đặc biệt, trong quá trình học tập, nhân viên có thể không tập trung, bỏ lỡ mất những nội dung quan trọng gây ảnh hưởng tới kết quả học tập và làm việc. Điều này sẽ không còn xảy ra khi đã số hóa bài giảng trên phần mềm e learning CLS, học viên hoàn toàn có thể truy cập lại khóa học bất kỳ khi nào mà họ muốn.

3.5 Kiểm tra sát hạch đánh giá 

Tính năng kiểm tra sát hạch đánh giá trên hệ thống đào tạo trực tuyến có thể dưới hình thức một bài tập, bài kiểm tra, câu đố, khảo sát hoặc bảng câu hỏi. Tính năng này cho phép quản trị viên, giảng viên theo dõi, đo lường được lượng kiến thức đạt được của mỗi học viên. Đặc biệt các nhà L&D, T&D sẽ xác định được điểm mạnh điểm yếu của đội ngũ nhân sự trong tổ chức. Từ đó, họ cũng có thể tạo ra các khóa đào tạo tốt hơn để thu hẹp những khoảng cách giữa các nhân viên với nhau.

Tùy thuộc vào mục tiêu của từng doanh nghiệp, đánh giá sự tiến bộ của người học có thể là giai đoạn quan trọng nhất của việc cung cấp các chương trình đào tạo. Chính vì vậy, rất nhiều nhà quản lý đã sử dụng kỳ thi và chứng chỉ để đánh giá hiệu suất elearning.

3.6 Báo cáo

Phần mềm đào tạo trong doanh nghiệp cung cấp các báo cáo chi tiết về kết quả và sự tiến bộ của người học. Thông tin như vậy giúp người học biết họ đang hoạt động như thế nào và xác định những lĩnh vực mà họ có thế mạnh và những lĩnh vực cần chú ý.

Tính năng này cho phép theo dõi tiến độ, tỷ lệ hoàn thành khóa học của học viên. Hơn nữa, các nhà đào tạo giám sát được mức độ phổ biến của chương trình đào tạo và mức độ tham gia của nhân viên. Các báo cáo được tạo tự động và trình bày các chỉ số chính giúp cho người chịu trách về kế hoạch đào tạo nhân sự của doanh nghiệp. Từ đó họ thấy chắc chắn có thể góp phần cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động và mức độ hài lòng của nhân viên.

4. Lợi ích mà hệ thống đào tạo elearning đem lại cho doanh nghiệp là gì?

Đào tạo nội bộ sẽ luôn là nền tảng cho sự thành công của mọi công ty. Và trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, các CEO, chủ doanh nghiệp không thể nói không với những lợi ích mà phần mềm đào tạo nhân sự trực tuyến đem lại. Thị trường toàn cầu đã bắt đầu trở nên cạnh tranh hơn. Do đó, với tư cách là một CEO bạn nên đổi mới các phương pháp đào tạo nhân viên “cũ”.

4.1 Nâng cao tính ổn định trong doanh nghiệp

Tạo sự ổn định có thể là một thách thức, nhưng nó rất quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Ổn định ở đây đó là bao gồm kinh doanh và nhân sự. Để xây dựng sự ổn định trong doanh nghiệp thì việc truyền cảm hứng, đào tạo nhân viên gắn bó lâu dài với công ty là điều vô cùng cần thiết. 

Một công ty ổn định và phát triển lâu dài thì phải nắm rõ khách hàng, nắm rõ sự biến động của thị trường. Vậy nên ứng dụng hình thức đào tạo elearning sẽ giúp cho nhân viên của bạn cập nhập được thông tin nhanh chóng, kịp thời. Điều này tạo ra sự đồng bộ về nội dung và kiến thức khi truyền tải đến nhân sự, đồng thời tạo nên một đội ngũ có năng lực đồng đều.

Trong một doanh nghiệp không thể tránh khỏi tình trạng nhân viên ra vào liên tục. Vậy nên việc tổ chức các khóa học hay, thú vị (đặc biệt là các khóa liên quan đến kỹ năng, trình độ chuyên môn,..) luôn là điều cần thiết trong một công ty. Nhờ hệ thống đào tạo nhân sự elearning mà người học không thấy bị “ngợp” vì nhận được quá nhiều thông tin trong thời gian ngắn. Sử dụng nội dung và công nghệ hiện đại, e-learning cho phép người đào tạo và người tạo khóa học sử dụng các phương pháp hấp dẫn và tương tác để thu hút nhân viên. Do đó, các khóa học dễ nhớ hơn và người học lưu giữ được lượng thông tin cao hơn. Đây có thể là video tương tác, cuộc thăm dò ý kiến, hỏi & đáp hoặc câu đố. 

Đào tạo nhân sự hiệu quả cũng là giúp đội ngũ của bạn có thêm niềm tin và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Đây cũng là lý do rất nhiều công ty, tập đoàn lớn ứng dụng phần mềm đào tạo elearning thành công như dược phẩm Traphaco, ngân hàng VIB, Phô Mai Con Bò cười, sữa Yakult,...

4.2 Tăng khả năng cạnh tranh

Đào tạo liên tục rất cần thiết đối với bất kỳ tổ chức nào để đón đầu các xu hướng của ngành và các quy định hiện hành. Giải pháp đào tạo trực tuyến có thể cung cấp cho người học thông tin về các sự kiện, luật pháp và thông tin mới nổi có liên quan một cách nhanh nhất. Từ đó, nhân viên của bạn luôn là người thích ứng nhanh với xu hướng, sự biến động của thị trường và công nghệ.

Khi nhân viên đã hiểu rõ và nắm bắt chính xác các thông tin cần chuyển tải đến khách hàng, họ sẽ tự tin hơn trong cách giao tiếp và tư vấn. Đây chính là lý do khiến đội ngũ nhân sự có tinh thần làm việc thoải mái, tự tin, gây thiện cảm với khách hàng. Như vậy, không chỉ tăng về chất lượng nhân viên mà tăng cả số lượng khách hàng trung thành nhờ sự phục vụ nhiệt tình của nhân sự.

Đối với một doanh nghiệp, học tập là nét văn hóa không thể thiếu trong tập thể. Chính vì vậy, đào tạo nội bộ trực tuyến sẽ giúp người học được tự do sáng tạo, chia sẻ, đóng góp ý kiến cùng nhau phát triển. Đây không chỉ giúp công ty duy trì văn hóa học tập mà còn là phúc lợi của doanh nghiệp dành cho nhân viên. Được học tập và phát triển là điều ai cũng muốn khi làm việc tại bất kỳ tổ chức nào, vậy nên ứng dụng hệ thống đào tạo elearning của CLS nhân viên của bạn sẽ được học tập mỗi ngày. Việc này vừa làm tăng giá trị, độ tin cậy của doanh nghiệp vừa giữ chân và chiêu mộ được nhiều nhân tài.

4.3 Nâng cao hiệu suất làm việc

Các khóa học trực tuyến tạo điều kiện cho mọi người có một môi trường học tập dễ tiếp cận và hòa nhập hơn. Môi trường học tập truyền thống đôi khi có thể gây trở ngại nghiêm trọng cho người ở xa hoặc công ty có nhiều chi nhánh. Hơn nữa, đào tạo truyền thống trong tổ chức có thể là một nguồn căng thẳng cho nhân viên của bạn. Elearning doanh nghiệp sẽ khắc phục điều này bằng cách cho phép người dùng truy cập khóa học mọi lúc, mọi nơi.

Các thành viên trong doanh nghiệp luôn muốn phát triển các kỹ năng chuyên môn của họ, nhưng đào tạo dựa trên lớp học truyền thống tốn nhiều thời gian. Nó đòi hỏi nhân viên phải mất nhiều thời gian cho việc học mà vẫn phải hoàn thành công việc được giao, thường phải di chuyển một khoảng cách đáng kể để tham dự. 

Đào tạo trực tuyến sẽ giảm bớt thời gian và chi phí cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Người học có thể tham gia đào tạo tại nhà hoặc nơi làm việc, học theo tốc độ và nhu cầu của riêng họ,... Cách này ít gây ảnh hưởng đến thói quen và quy trình làm việc, từ đó khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong dài hạn. Không những vậy thay vì mất 15 - 30 ngày để nhân viên học sản phẩm, hiểu về thị trường, hòa nhập với môi trường làm việc thì giờ đây với phần mềm đào tạo nhân sự trực tuyến CLS E-Learning nhân viên chỉ mất 3 - 5 ngày là có thể bắt nhịp với công việc được ngay. Việc này vừa giảm bớt quỹ thời gian của người cũ phải đào tạo người mới vừa không phải giám sát chương trình đào tạo nhân viên liên tục. 

4.4 Tăng doanh thu

Trong doanh nghiệp, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có tác dụng và ý nghĩa rất quan trọng. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì và nâng áo chất lượng nguồn nhân lực, tạo lợi thế cạnh tranh mà còn gia tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ứng dụng phần mềm elearning cũng là một giải pháp tránh tình trạng quản lý lỗi thời của doanh nghiệp. Bởi những thay đổi về quy trình công nghệ, kỹ thuật và môi trường kinh doanh sẽ được áp dụng nhanh chóng ngay sau khi các khóa đào tạo diễn ra.

Ngoài ra, elearning còn giải quyết các vấn đề mà một nhân viên mới thường gặp phải. Họ sẽ rất bỡ ngỡ và khó khăn trong những ngày đầu làm việc tại doanh nghiệp. Các khóa học định hướng công việc đối với nhân viên mới sẽ giúp họ mau chóng thích ứng với môi trường làm việc mới của doanh nghiệp. Đặc biệt phù hợp với đội ngũ nhân viên bán hàng, nhân viên Sale thị trường. Đào tạo và phát triển giúp họ có được những kỹ năng cần thiết cho các cơ hội chốt đơn, tạo ra tính chuyên nghiệp trong phong cách làm việc. Từ đó việc gia tăng doanh thu sẽ trở nên dễ dàng hơn đối với người lao động.

Đáp ứng được nhu cầu và nguyện vọng phát triển của đội ngũ nhân sự, các doanh nghiệp cần trang bị những kỹ năng chuyên môn cần thiết để gia tăng động lực, kích thích nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đạt được nhiều thành tích cao hơn. Từ đó họ có cơ hội nhận được nhiệm vụ có tính thử thách cao hơn để có thể thăng tiến trong sự nghiệp. Không những vậy còn tạo cho họ có cách nhìn, cách tư duy mới trong công việc, đây chính là cơ sở để phát huy tính sáng tạo của nhân viên trong công việc.

Tùy vào nhu cầu và hiện trạng của doanh nghiệp tại thời điểm triển khai, bộ phận HR, L&D sẽ đưa ra quyết định để chọn một phần mềm đào tạo nhân sự phù hợp nhất với công ty. Tại CLS, chúng tôi cung cấp giải pháp đào tạo trực tuyến cho các doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Bên cạnh đó, CLS còn cung cấp dịch vụ số hóa bài giảng giúp chương trình đào tạo của công ty trở nên hấp dẫn và thu hút hơn. Đặc biệt, đội ngũ chuyên gia elearning luôn sẵn sàng hỗ trợ, phục vụ quý khách 24/7.

Đừng để những quy trình truyền thống làm chậm quá trình phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy xây dựng và triển khai chương trình đào tạo nội bộ trực tuyến ngay từ hôm nay. Quý khách để lại số điện thoại và email ngay dưới bình luận hoặc liên hệ ngay hotline: 0838.392.666 để CLS đưa doanh nghiệp của bạn chạm tới thành công của chuyển đổi số. Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm miễn phí ngay TẠI ĐÂY.