8 tiêu chí chọn lựa nền tảng họp trực tuyển tốt nhất 2021

Không quá khó để có thể tìm kiếm và sử dụng một nền tảng họp trực tuyến. Nhưng liệu có chuẩn đánh giá nào cho một ứng dụng họp trực tuyến tốt và chất lượng hay không? Có phải nền tảng nào cũng như nền tảng nào? Tìm hiểu ngay 8 tính năng cần có khi lựa chọn một phần mềm họp trực tuyến cho doanh nghiệp ngay dưới đây!

Có thể tổ chức họp cho nhóm lớn

Nhu cầu sử dụng họp trực tuyến ngày càng gia tăng. Không chỉ do các yếu tố khách quan mà còn xuất phát từ chính yêu cầu thực tế của người dùng. Nhiều công ty, doanh nghiệp mở rộng quy mô; các dự án tăng nhân sự… Tất cả đều đòi hỏi nếu tổ chức cuộc họp trực tuyến thì có thể tổ chức cuộc họp có sự tham gia của nhiều nhóm, nhiều người cùng lúc. Do đó, những nền tảng họp trực tuyến phải đáp ứng được việc họp đông là điều tiên quyết.

Dễ dàng chia sẻ màn hình

Chia sẻ màn hình giúp cho nội dung cuộc họp diễn ra sinh động trực quan và hiệu quả hơn. Khi màn hình được chia sẻ, tất cả thành viên tham gia họp đều có thể theo dõi nội dung họp chi tiết và nhanh chóng. Với một số ứng dụng họp trực tuyến hỗ trợ tính năng chia sẻ màn hình cho các vị trí tham gia họp. Ngay lập tức nội dung, bản trình bày hoặc tài liệu được chia sẻ mà không mất công phải dừng họp để gửi mail hay gửi tài liệu. 

Thảo luận trực tiếp (chat) và chia sẻ tài liệu

Giao tiếp và tương tác hoàn toàn có thể thực hiện khi họp trực tuyến. Khi các nền tảng họp trực tuyến được xây dựng thì tính năng này được ưu tiên phát triển tối ưu nhằm hỗ trợ người dùng. Trong cuộc họp, các thành viên có thể chọn các hình thức thảo luận trực tiếp để cuộc họp diễn ra hiệu quả. Những tính năng liên quan hoạt động này như tương tác chung với nhóm, tương tác với người chủ trì, tương tác với 1-1…  Việc trò chuyện thảo luận nếu có đều không làm phân tâm ảnh hưởng đến hoạt động họp đang diễn ra đồng thời. 

Ghi âm cuộc họp

Thuộc công cụ hỗ trợ của các nền tảng họp trực tuyến, ghi âm cuộc họp trực tuyến được thực hiện đơn giản và nhanh chóng. Bởi không phải cuộc họp nào cũng đảm bảo đông đủ thành viên tham gia như mong muốn. Do đó, cuộc họp có thể ghi âm lại để người không tham dự được xem lại hoặc được sử dụng để làm tài liệu sử dụng cho các mục đích khác. Ghi âm cuộc họp còn có ý nghĩa quan trọng trong việc cải thiện nội dung cuộc họp, dẫn dắt cuộc họp, trình bày cuộc họp của từng đối tượng.

An toàn bảo mật thông tin

Vấn đề an toàn bảo mật thông tin với nền tảng họp trực tuyến là vô cùng quan trọng. Yếu tố này nếu không được đảm bảo sẽ tiềm tàng nhiều hiểm nguy cho doanh nghiệp, cá nhân. Thông tin doanh nghiệp, cá nhân thành viên tham gia họp dễ bị chiếm đoạt, phá huỷ,... Do đó, ưu tiên hàng đầu là sử dụng những nền tảng có độ bảo mật tối ưu như đặt mật khẩu khi vào họp, kiểm tra ID… luôn được khuyến cáo sử dụng.

Hình ảnh chất lượng và ổn định

Họp trực tuyến yêu cầu rất cao về hình ảnh. Không chỉ là hình ảnh rõ nét mà còn là sự ổn định xuyên suốt thời gian diễn ra cuộc họp. Bởi hình ảnh nhoè, không liên tục… không những ảnh hưởng đến tiến trình diễn ra cuộc họp mà còn làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp. Những nền tảng họp trực tuyến đảm bảo chất lượng hình ảnh truyền đi và đến sẽ được ưu tiên lựa chọn và sử dụng.  

Live stream

Về hình thức có thể nhận thấy tính năng live stream gần như tương đương họp trực tuyến đang sử dụng. Tuy nhiên, live stream sẽ được phát trên các mạng xã hội. Cho nên có thể hiểu trong khi cuộc họp trực tuyến diễn ra trên nền tảng có sẵn thì người dùng còn có thể phát cuộc họp này lên trên mạng xã hội đồng thời. Tính năng live stream hỗ trợ phục vụ một số nhu cầu của người dùng như gia tăng độ nhận biết, tạo điều kiện cho nhiều người tham gia cuộc họp hơn… 

Tối ưu giao diện

Giao diện cần được tối ưu để hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện nhất. Với những giao diện mới phức tạp, đặc biệt không có sự tương thích sẽ khiến người dùng xao nhãng, không tập trung. Một số lưu ý liên quan đến việc tối ưu giao diện như: mở công cụ chat song song cuộc họp, chủ động điều chỉnh giao diện tương thích với công cụ sử dụng, thao tác gắn, kéo thả dễ dàng… 

Hệ thống đào tạo trực tuyến CLS do Hương Việt phát triển nhận được nhiều sự quan tâm của doanh nghiệp trong thời gian qua. CLS trang bị  tính năng họp trực tuyến hiện đại tiện lợi. Đây là giải pháp học và họp đơn giản toàn diện cho doanh nghiệp. Đặc biệt, CLS được đánh giá cao do có tính thân thiện cho các doanh nghiệp Việt bởi hệ thống có trang bị ngôn ngữ tiếng Việt tạo kiện sử dụng dễ dàng. 

Khi hình thức họp trực tuyến trở thành công cụ họp hành làm việc mang tính phổ biến thì việc lựa chọn nền tảng sử dụng vô cùng quan trọng. Ưu tiên hàng đầu là chọn lựa những nền tảng họp trực tuyến có hỗ trợ đầy đủ những tính năng trên đây.