Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc từ xa của các doanh nghiệp

Làm việc từ xa liên quan đến nhiều vấn đề quan trọng của doanh nghiệp như bảo mật thông tin, hiệu suất công việc, quản lý công việc, quản lý nhân sự,… Nên khi áp dụng làm việc từ xa, làm việc thông qua web meeting doanh nghiệp cần xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của công việc mà áp dụng cho tổ chức của mình. 

MỤC LỤC

1. Tính kỉ luật

Đảm bảo tính kỷ luật về thời gian cũng như các quy định khi làm việc là điều quan trọng khi làm việc từ xa. Bản thân mỗi nhân viên và cả doanh nghiệp đều phải có tính kỷ luật ngay từ đầu. 

Nhân viên cần đảm bảo hoàn thành công việc đúng deadline, hoàn thành nhiệm vụ được giao. Trong giờ làm, cần có sự tương tác liên tục, nhanh chóng.  Không vì những lý do ngoại cảnh mà làm ảnh hưởng chung đến đội nhóm cũng như với doanh nghiệp. Tính kỷ luật sẽ đảm bảo hiệu quả công việc cho doanh nghiệp dù làm việc từ xa hay làm việc tại đơn vị, doanh nghiệp.

2. Văn hóa tổ chức doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xác định văn hoá tổ chức khi áp dụng hình thức làm việc từ xa. Văn hoá này bao gồm các hạng mục như  quy định giờ giấc làm việc, quy định về cách thức làm việc, không gian làm việc, cách ăn mặc khi làm việc… Để dù làm việc ở nhà, làm từ xa thì mỗi nhân viên của doanh nghiệp đều sẵn sàng trong tâm thế tôn trọng công việc, tập trung cho công việc ở mức tốt nhất. 

Nhiều doanh nghiệp áp dụng một số quy định cố định khi làm việc từ xa như tham gia họp cố định, tham gia huấn luyện cố định, cách thức gửi mail, thông tin dữ liệu, cách thức giao tiếp…  Thông qua những hoạt động sẽ góp phần hình thành nên văn hoá của doanh nghiệp.

3. Kỹ năng làm việc cá nhân của nhân viên

Làm việc từ xa đòi hỏi mỗi cá nhân nhân viên phải tự quản lý bản thân một cách tối ưu hơn. Ở đây, bạn sẽ tự giám sát chính bản thân mình. Không có không gian công ty, không có đồng nghiệp xung quanh để nhắc nhở. Mọi giao tiếp tương tác với công việc đều thực hiện qua hệ thống chung, qua mạng trực tuyến. 

Những kỹ năng làm việc cá nhân như quản lý thời gian làm việc, sắp đặt công việc, chủ động trong công việc, tự quyết định và chịu trách nhiệm với quyết định,... nên được trang bị trước khi bắt đầu làm việc từ xa. Kỹ năng làm việc từ xa này, doanh nghiệp có thể tổ chức huấn luyện trước cho nhân viên. Hoặc song song huấn luyện khi triển khai hình thức làm việc này ở doanh nghiệp.

4. Quy trình làm việc được xây dựng chặt chẽ, tinh gọn 

Không gian làm việc từ xa khá đặc thù bởi mọi hoạt động đều thông qua môi trường trực tuyến, họp trực tuyến thông qua các hệ thống làm việc của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng và ban hành quy trình chặt chẽ, tinh gọn ngay ban đầu. Quy trình này nên chú ý nhiều về cách thức thực hiện cho các vị trí làm việc ở môi trường trực tuyến để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả.

Quy trình làm việc cũng sẽ tối ưu mức độ ưu tiên để xử lý công việc hiệu quả. Vì ở môi trường từ xa với hạn chế về trang thiết bị không được đảm bảo như ở công ty hay doanh nghiệp thì việc xác định tính chất công việc để xử lý là quan trọng. Quy trình làm việc cũng cần quan tâm đến việc phân bổ nhân sự cho các hạng mục mang tính hợp lý để dù làm việc ở xa, làm việc ở nhà thì hiệu suất và hiệu quả công việc vẫn được đảm bảo ở mức cao nhất.

5. Công nghệ đóng vai trò quan trọng khi làm việc từ xa 

Làm việc từ xa đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải trang bị trang thiết bị công nghệ hỗ trợ. Ưu tiên hàng đầu là áp dụng những công nghệ có tính ứng dụng cao và phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. 

Nhiều doanh nghiệp ưu tiên nâng cấp nền tảng công nghệ vào hình thức làm việc từ xa. Đặc biệt là trang bị các hệ thống quản lý học tập, quản lý nhân viên, nền tảng công nghệ thông tin để nhân viên truy cập vào hệ thống công ty để làm việc nhanh chóng, tiện dụng dù ở bất cứ nơi đâu. 

Với ứng dụng web meeting sẽ hỗ trợ họp trực tuyến với nhiều điểm cầu, ổn định để đáp ứng chất lượng cho các cuộc họp từ xa... là những yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả khi làm việc từ xa cho doanh nghiệp

Những hạng mục này sẽ giúp tăng hiệu quả làm việc từ xa cho các doanh nghiệp. Lưu ý quan trọng là sử dụng những ứng dụng công nghệ có tính phổ biến, đa năng, đa dụng được cung ứng từ những đơn vị uy tín để vừa có thể hỗ trợ công việc tối ưu vừa đảm bảo chất lượng sử dụng tốt nhất cho doanh nghiệp.

Làm việc từ xa được doanh nghiệp lựa chọn vì nhiều nguyên nhân khác nhau như do đặc thù hoạt động, do dịch bệnh… Việc áp dụng hình thức làm việc này vẫn được đảm bảo hiệu quả công việc nếu doanh nghiệp chủ động thực hiện các yếu tố liên quan kể trên.