8 điều cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống LMS

Việc chọn một hệ thống quản lý học tập LMS đáp ứng nhu cầu và phù hợp với ngân sách của bạn có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Có rất nhiều sản phẩm LMS trên thị trường hiện nay, và việc lựa chọn sản phẩm cung cấp đầy đủ các tính năng và tính linh hoạt mà bạn đang tìm kiếm có thể tốn khá nhiều thời gian.

Do đó, hệ thống E-Learning CLS đã tổng hợp 8 điều cần cân nhắc trước khi lựa chọn hệ thống LMS phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Nó cung cấp hướng dẫn từng bước về cách đánh giá hệ thống quản lý học tập hiện có và cách chọn phần mềm đào tạo trực tuyến phù hợp với mục tiêu đào tạo và yêu cầu của bạn.

MỤC LỤC

1. Xác định nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu tìm kiếm một hệ thống LMS phù hợp, bạn sẽ phải đánh giá nhu cầu của tổ chức và các yêu cầu của hệ thống quản lý học tập. Nếu bạn đã có sẵn một hệ thống LMS, bạn thích điều gì về chương trình hiện tại và điều gì muốn cải thiện trong hệ thống mới của bạn? Có thể nói, nếu bạn đang bắt đầu từ đầu và chưa bao giờ mua hệ thống LMS, bạn hy vọng đạt được điều gì với phần mềm mới?

Đừng ngần ngại hỏi ý kiến ​​phản hồi của đồng nghiệp hoặc nhân viên của bạn. Tìm hiểu về bất kỳ yêu cầu nào mà các bộ phận khác nhau trong tổ chức, doanh nghiệp của bạn có thể có đối với một hệ thống LMS. Ví dụ: nhóm CNTT của bạn có đề xuất về các yêu cầu kỹ thuật hay ban quản lý có bất kỳ mục tiêu cụ thể nào cần giải quyết thông qua hệ thống quản lý học tập mới không?

Bạn muốn xem xét thực hiện đánh giá nhu cầu hệ thống LMS kỹ lưỡng, trong đó bạn có thể kiểm tra thực hành đào tạo, các yêu cầu về kỹ thuật, chức năng mà hệ thống mới cần có. Để tiến hành đánh giá, bạn nên tập hợp một nhóm người dùng có thể giám sát và lên kế hoạch triển khai hệ thống LMS khi bạn có được phần mềm phù hợp.

2. Tạo danh sách các tính năng cần thiết của hệ thống LMS

Thu hẹp danh sách các chức năng và tính năng chính phải có trong một hệ thống LMS là điều cần thiết để lựa chọn hệ thống quản lý học tập tốt nhất. Bạn đang tìm kiếm phần mềm cho phép bạn tạo mô phỏng 3D? Bạn có yêu cầu một hệ thống LMS bao gồm các tính năng học tập kết hợp hoặc theo dõi chứng chỉ không? 

Tốt nhất bạn nên tạo một danh sách càng nhiều tính năng cốt lõi càng tốt, để bạn có thể biết hệ thống nào là hệ thống tiềm năng nhất. Bạn sẽ không phải gặp rắc rối hoặc tốn kém khi chuyển đổi hệ thống hoặc không bao gồm các tính năng thực sự cần cho doanh nghiệp của bạn. 

Là một phần của quá trình này, bạn cần phải xem xét người dùng cuối hoặc khách hàng của mình. Hãy xem xét kỹ cách cuối cùng họ sẽ được hưởng lợi từ các tính năng LMS cũng như các tính năng nào sẽ dẫn đến việc đào tạo, quản trị và cộng tác hiệu quả hơn.

3. Nghiên cứu các nhà cung cấp LMS

Hệ thống quản lý học tập LMS không phải là phần mềm chạy sẵn mà bạn phải mua từ một nhà cung cấp và sau đó cắt đứt tất cả các mối quan hệ. Với một LMS, bạn thường sẽ có một thỏa thuận liên tục với nhà cung cấp, trong đó họ sẽ giúp bạn với bất kỳ vấn đề nào mà bạn có thể gặp phải và để đảm bảo rằng bạn đang tận dụng tối đa hệ thống LMS mới của mình. Do đó, bạn nên dành thời gian để nghiên cứu các nhà cung cấp hệ thống LMS, để tìm ra một đơn vị cung cấp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Bạn có thể liên hệ với các nhà cung cấp tiềm năng trực tuyến hoặc qua điện thoại để được hỗ trợ. Hỏi họ tất cả những gì mà bạn có thể hỏi về sản phẩm và họ hướng dẫn bạn về các tính năng của hệ thống. Đảm bảo rằng người dùng hệ thống LMS có mặt tại cuộc trao đổi để họ có thể giải quyết bất kỳ mối quan tâm nào mà họ có thể có và giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Trên thực tế, sau bản demo, hãy nhận phản hồi từ người dùng của bạn về sản phẩm và liệu họ có khuyên bạn nên tiếp tục tìm kiếm hệ thống LMS tốt hơn hay không.

4. Mời nhà cung cấp cùng thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

Khi bạn đã thu hẹp danh sách các nhà cung cấp của mình, tại sao không mời họ cùng thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Bạn sẽ phải cung cấp cho họ một mục tiêu hoặc một kịch bản mà bạn thường thực hiện trong tổ chức, doanh nghiệp của mình. Ví dụ: nếu bạn cần đáp ứng một yêu cầu học tập cụ thể, thì hãy hỏi nhà cung cấp xem họ sẽ thực hiện điều này như thế nào bằng cách sử dụng sản phẩm của họ.

Trong quá trình họ thực hiện, bạn sẽ có cơ hội xem hệ thống LMS hoạt động như thế nào. Thay vì chỉ nghe về tất cả các tính năng từ nhà cung nhà cấp mà bạn sẽ có thể tận mắt xem nó hoạt động như thế nào. Để ý xem sản phẩm có thể hoàn thành nhiệm vụ nhanh hay không, sử dụng dễ dàng như thế nào và nếu có bất kỳ trục trặc hoặc nhược điểm nào có thể có về sau.

5. Dùng thử hệ thống LMS

Bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp mở cổng dùng thử hệ thống trong vài ngày hoặc 1 tuần để bạn có thể cảm nhận về các chức năng của nó. Đảm bảo có nhiều thành viên khác nhau trong doanh nghiệp của bạn kiểm tra hệ thống LMS để xem liệu nó có đáp ứng tất cả các yêu cầu của họ hay không.

Điều này sẽ cho phép bạn có được cảm nhận thực sự về cách giao diện người dùng hoạt động và những lợi ích mà hệ thống LMS có thể mang lại. Điều gì khiến sản phẩm này nổi bật so với những sản phẩm khác và nó có đáng để đầu tư không? Nhà cung cấp có cung cấp hỗ trợ khách hàng vượt trội không? Họ có sẵn sàng hướng dẫn bạn qua tất cả các chi tiết của phần mềm không? Quan trọng hơn, LMS có khả năng thực hiện mọi thứ bạn cần và nó có bao gồm tất cả các tính năng chính mà bạn đã viết trong danh sách “phải có” của mình không?

6. Kiểm tra tài liệu tham khảo của khách hàng

Trước khi nhấp vào nút mua đó hoặc ký vào thỏa thuận đó, hãy nhớ kiểm tra các tài liệu tham khảo của khách hàng. Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp cho bạn danh sách những khách hàng hài lòng trong quá khứ, để bạn có thể đảm bảo họ có hồ sơ theo dõi đã được chứng minh. Bạn thậm chí có thể muốn liên hệ với một số khách hàng để xem hệ thống LMS đã giúp họ như thế nào trong doanh nghiệp, tổ chức của họ hoặc để hiểu rõ hơn về mức độ hỗ trợ mà các nhà cung cấp đã cung cấp cho họ.

7. Nhận mức giá tốt nhất có thể cho hệ thống LMS mới của bạn

Khi bạn đã thu hẹp các lựa chọn của mình, đã đến lúc mua hệ thống LMS mới với mức giá thấp nhất có thể. Để làm điều này, bạn nên gửi yêu cầu đề xuất đến các nhà cung cấp trong danh sách cuối cùng của bạn, yêu cầu báo giá (bao gồm bất kỳ và tất cả các khoản phí hàng năm hoặc hàng tháng), tính khả dụng và phương pháp hỗ trợ, cũng như các tùy chọn lưu trữ.

Sau khi tất cả các yêu cầu đã được nhà cung cấp đáp lại, bạn có thể bắt đầu quá trình thương lượng. Nếu bạn không thích danh sách các tính năng mà họ đang cung cấp, hãy yêu cầu thêm hoặc yêu cầu họ giảm tổng chi phí.

8. Chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn để tích hợp LMS

Cuối cùng, nhưng chắc chắn không kém phần quan trọng, bạn sẽ muốn bắt đầu chuẩn bị cho nhóm của mình để quản trị và triển khai LMS. Hãy nhớ rằng, một hệ thống LMS sẽ chỉ đáng đầu tư nếu người dùng của bạn biết cách tận dụng tối đa các chức năng và tính năng của nó. Do đó, điều quan trọng là phải tạo ra một kế hoạch triển khai hệ thống LMS thành công.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp hệ thống LMS có cổng dùng thử, có các chuyên gia E-Learning hỗ trợ nhiệt tình, tâm huyết, hơn nữa hệ thống dễ sử dụng, dung lượng lưu trữ lớn, không giới hạn số người dùng,... thì hãy liên hệ ngay hotline: 0838.392.666 để được hệ thống E-Learning tư vấn cụ thể và hỗ trợ doanh nghiệp của bạn triển khai chương trình đào tạo một cách thành công và hiệu quả nhất. Hoặc bạn chỉ cần bấm nút “Dùng thử” tại CLS.VN, sau 30 giây là bạn có thể trải nghiệm toàn bộ hệ thống vĩnh viễn.