7 Quy tắc mới về đào tạo nội bộ doanh nghiệp

Trong bối cảnh khi sự cạnh tranh giữa các bên khác nhau ngày càng gay gắt, nếu không chịu thay đổi và cập nhật những quy chuẩn mới, bạn sẽ bị đào thải khỏi guồng quay của cuộc sống. Trong bài viết lần này, CLS.vn mang đến cho bạn 7 quy tắc mới về đào tạo nội bộ doanh nghiệp để bạn có thể áp dụng và nâng cấp tiến trình đào tạo nội bộ sẵn có của mình!

Quy tắc 1: Nội dung nhanh gọn, tiện lợi - học hỏi nhanh chóng và thường xuyên trong “thời đại tên lửa”

Đây là thời đại 4.0., là “kỷ nguyên số hóa”, nơi thông tin, kiến thức là điều quan trọng nhất. Đặc biệt, những kiến thức mới là vô tận và tiếp tục được tăng lên theo cấp số nhân hàng ngày. Vì vậy, rất có thể một lúc nào đó trong quá trình làm việc bạn sẽ vô tình gặp một phần kiến thức mà bạn chưa từng tiếp xúc bao giờ. Để trở thành một nhân viên năng động, xuất sắc bạn cần nắm chắc được những kiến thức liên quan đến nghiệp vụ của mình một cách đầy đủ và chi tiết.  Chính vì vậy các doanh nghiệp, tổ chức cần thường xuyên thúc đẩy nhân viên trong tiến trình học tập, nâng cấp và cập nhật các phần mềm đào tạo nội bộ để có kết quả đào tạo tốt nhất. Dưới đây là vài gợi ý để giúp người học có thể học tập một cách nhanh chóng:

• Sắp xếp nội dung học tập một cách phù hợp
• Để dễ dàng tiếp thu kiến thức, người học cần có quyền tự do lựa chọn địa điểm, thời gian và tốc độ học
• Giúp người học tự tìm ra lộ trình học tập riêng phù hợp với bản thân họ. Tạo một thiết kế chương trình đào tạo nội bộ thông minh cho phép người học tự khám phá và tạo ra lộ trình học tập của riêng minh
• Đơn giản hóa các cấu trúc và mô đun của phần mềm đào tạo nội bộ. Người học ngày nay đang tìm kiếm những giải pháp học nhanh chóng và thuận tiện. Bạn cần cung cấp cho họ những bài giảng có cấu trúc đơn giản, dễ hiểu giúp việc học hàng ngày của người học trở nên dễ dàng và thuận tiện.

Quy tắc 2: Đi theo con đường của Netflix 

Không sai, việc học tập và đào tạo nội bộ ngày nay cần phải đi theo con đường của Netflix - dịch vụ truyền hình trực tuyến lớn nhất thế giới hay con đường của Amazon - kênh bán lẻ lớn nhất thế giới để thu hút được học viên.

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, các khóa học trực tuyến, đào tạo nội bộ của bạn cũng được coi như một loại hàng hóa cần tiêu thụ và bạn cần cạnh tranh với những đối thủ khác cùng cung cấp loại hình sản phẩm tương tự để thu hút khách hàng tiềm năng. Những khách hàng - người học chính là những mũi nhọn cần tập trung, hiểu được mong muốn và nhu cầu của họ là việc rất quan trọng.

Người học hiện nay tập trung chủ yếu ở thế hệ Millennials (sinh năm 1980 đến những năm đầu thập niên 2000), họ có những hiểu biết nhất định về kỹ thuật số và đã tiếp xúc với internet trong suốt quá trình trưởng thành của mình. Vì thế, những cá nhân này đã quen với việc được lựa chọn và thường tin tưởng hoặc dựa theo những đề xuất của những “người có ảnh hưởng”  để đưa ra quyết định của riêng mình. Netflix và Amazon đáp ứng những nhu cầu này và mang đến những sản phẩm được cá nhân hóa, phù hợp với sở thích, thông tin được chính khách hàng cấp. Những gã khổng lồ trực tuyến này thiết kế giao diện dễ dàng truy cập và cho phép khách hàng cá nhân hóa những yêu cầu của mình về sản phẩm. Áp dụng vào phần mềm đào tạo trực tuyến, đào tạo nội bộ của riêng mình, bạn cần cố gắng làm cho nội dung của mình dễ dàng tiếp cận để thu hút học viên tiềm năng. Một vài ý tưởng hay từ Netflix và Amazon:

• Sự lựa chọn và tính linh hoạt: Đây chính là chìa khóa để có được nhiều học viên tiềm năng!  Những người học hiện đại không muốn bị dạy bảo phải học những gì? học thế nào? Họ muốn có sự lựa chọn của riêng mình và đánh giá cao sự linh hoạt trong các phần mềm đào tạo nội bộ. Bạn có thể trao quyền tự chủ cho người học bằng cách cho phép họ chọn những gì mình muốn học, khi nào, bất cứ đâu hay nói cách khác là cho học viên tự thiết kế lộ trình học tập của riêng mình.
• Tạo một môi trường mà việc học có thể diễn ra thường xuyên: Như việc kích thích sự quan tâm của độc giả bằng cách cho phép họ xếp hạng và đánh giá các khóa học. Tạo nhiều cơ hội hơn để người học có thể trao đổi với bạn bè, đồng nghiệp và những người cùng học khác.

Quy tắc số 3: Bước ra ngoài giới hạn của quy trình 9 đến 5

Người học trưởng thành cũng là những người yêu thích sự tự do. Họ mong muốn có quyền truy cập các phần mềm đào tạo nội bộ để học tập bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu họ muốn, thậm chí ngoài giờ làm việc. Họ không muốn phải gác lại công việc đang dang dở của mình để tham gia một khóa đào tạo nhân sự nội bộ truyền thống. Chìa khóa để thu hút người học hiện đại đó chính là trao quyền học tập cho họ để họ có thể tiếp cận các bài giảng mọi lúc mọi nơi. Sau đây là các mẹo áp dụng để thực hiện chiến lược này một cách thành công:

• Bắt đầu bài giảng trên thiết bị di động: Người học mong muốn tiếp nhận thông tin ở bất cứ đâu bất cứ lúc nào.
• Xác định thời gian cao điểm khi có nhiều học viên truy cập: Nắm bắt được mộc thời gian này bạn sẽ tối ưu hóa được những nội dung có trong phần mềm đào tạo nội bộ 
• Tạo chương trình đào tạo theo mô-đun: Để người đọc có quyền quyết định các mô-đun cụ thể, học những gì họ muốn, chọn thời gian ôn tập với thời gian biểu phù hợp.
• Tạo nội dung phù hợp, súc tích và ngắn gọn: Người học của bạn không có nhiều thời gian để đọc hết các thông tin không liên quan, chỉ nên tập trung vào những nội dung chính đặt tại nơi dễ dàng nhìn thấy.
• Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm: Giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm nội dung bài học mong muốn
• Tạo nội dung lưu ý rằng người học sẽ truy cập các khóa học trên nhiều thiết bị khác nhau.

Quy tắc 4: Coi người học chính là người tiêu dùng

Trong thời đại ngày nay, người học cũng chính là người tiêu dùng. vì vậy bạn cần phải biết nhu cầu và mong muốn của họ trong một phần mềm đào tạo nội bộ. Sau đây là các kỳ vọng của người tiêu dùng hiện đại mà nếu muốn kết nối với họ, bạn cần tạo ra một phần mềm đào tạo trực tuyến:

• Có ý nghĩa 
• Thu hút
• Hợp thời
• Sử dụng dễ dàng trên các thiết bị di động

Để thu hút sự chú ý của các học viên tiềm năng, bạn còn cần tư duy như một nhà marketing thứ thiệt. Dưới đây là một số mẹo để thu hút người học:

• Xác định chính xác nhu cầu và sở thích học tập của học viên. Thực hiện phân tích các đối tượng tiềm năng này một cách kỹ lưỡng.
• Khuấy động cảm xúc trong người học để tạo mối liên kết sâu sắc.
• Lập lộ trình học tập dành cho từng học viên.
• Đánh giá kết quả nỗ lực của bạn thường xuyên từ phản hồi của người học. Theo dõi sự tham gia của các nhân viên và sự hài lòng trong công việc của họ để xác định xem các khóa học của bạn có đạt được hiệu quả hay không. Từ đó điều chỉnh chiến lược thu hút khách hàng.
• Liên tục đổi mới nội dung, kích thích trí tò mò của người học.

Quy tắc số 5: Mở rộng hệ thống đào tạo nội bộ tại nơi làm việc

Việc học không chỉ là sự kiện chỉ diễn ra một lần trong đời, việc học là cả một quá trình diễn ra liên tục trong nhiều giai đoạn khác nhau với nhiều kiến thức khác nhau bởi vì:

• Những kiến thức mới được cập nhật thường xuyên khiến những kiến thức cũ trở nên lỗi thời và không còn chính xác. Các nhà tuyển dụng luôn mong muốn tìm những ứng viên có kiến thức thường xuyên được cập nhật.
• Người học cần có những kỹ năng và kiến thức cần thiết để đáp ứng phù hợp với công việc của mình.
• Bằng việc cập nhật kiến thức học tập thường xuyên, bạn có thể dễ dàng đo lường những chỉ tiêu cả về kiến thức và công việc của mình.

Việc tiếp thu kiến thức không nên chỉ được diễn ra trong các bài học đào tạo nội bộ mà người học còn nên chủ động học hỏi và cập nhật các kiến thức mới tại nơi làm việc. Sau đây là một vài mẹo giúp bạn có thể triển khai việc học của mình một cách hiệu quả tại nơi làm việc:

• Xác định nhu cầu đào tạo của học viên dựa trên mục đích nghề nghiệp của họ.
• Xác định các nguồn lực mà người học cần để tiếp thu kiến ​​thức.
• Xác định các trường hợp hoặc bối cảnh người học sẽ cần đào tạo.
• Thiết kế nội dung học phù hợp và được chuyển đến học viên ngay khi họ cần tìm kiếm nội dung đó.

Quy tắc số 6: Áp dụng phương pháp tư duy thiết kế lấy người học làm trung tâm

Việc áp dụng phương pháp tư duy thiết kế lấy người học làm trung tâm đem lại những hiệu quả trong việc thu hút người học sử dụng các phần mềm đào tạo nội bộ trực tuyến. Khi các chương trình đào tạo nội bộ được thiết kế tối ưu mang đến những trải nghiệm cá nhân hóa đến người học, họ sẽ ngay lập tức bị thu hút và lôi cuốn vào nội dung của bài giảng.

Ngoài ra, các chương trình đào tạo nội bộ này còn không bị giới hạn bởi những hạn chế nhất định. Đồng thời bạn có thể tận dụng các công nghệ tiên tiến để phần mềm có thể có tính cộng tác, xã hội, dễ dàng chia sẻ và tiếp cận. Có thể nói, việc áp dụng phương pháp tư duy thiết kế lấy người học làm trung tâm tạo điều kiện cho việc tạo ra một văn hóa học tập bền vững.

Cách áp dụng phương pháp tư duy thiết kế lấy người học làm trung tâm trong các chương trình đào tạo nội bộ đã được nhanh chóng áp dụng và triển khai tại nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới. Có thể kể đến Nestlé, Qualcomm và Decker's Brands là những doanh nghiệp đi tiên phong và thành công trong việc tạo ra những khóa học e-learning trực quan, hấp dẫn và mang đậm tính trải nghiệm.

Quy tắc số 7: Giảng viên vừa là người hỗ trợ, người phụ trách và là người cố vấn

Đi cùng sự phát triển của những phần mềm đào tạo nội bộ, vai trò truyền thống của giảng viên cũng theo đó mà phát triển và được nâng cấp. Giờ đây, phần lớn quyền kiểm soát nội dung bài học đã được chuyển về phía học viên, giảng viên giờ đây vừa là người hỗ trợ, người phụ trách và là người cố vấn giúp bài giảng thêm phần hiệu quả.

• Giảng viên là người hỗ trợ: Giảng viên cần phải vượt ra khỏi vai trò truyền thống của họ là người truyền tải nội dung, thay vào đó họ cần trở thành người hỗ trợ giúp học viên tiếp thu được tối đa lương kiến thức của bài giảng trực tuyến.
• Là người huấn luyện và cố vấn: Giảng viên có thể hướng dẫn người học bằng cách trả lời các câu hỏi của họ trên các diễn đàn và trong các phòng trò chuyện. Giảng viên cũng có thể hướng dẫn người học, nhân viên mới, về công việc khi họ thực hiện các nhiệm vụ tại nơi làm việc.
• Là người quản lý nội dung: Với vô số thông tin tràn lan trên web, dưới dạng blog, podcast, video, slide và những thứ tương tự, không phải lúc nào giảng viên cũng là người tạo nội dung ban đầu. Trên thực tế, giảng viên có thể không cần phải phải tạo nội dung hoàn toàn mới mà nhiệm vụ của họ là hướng người học đến những thông tin phù hợp nhất. Trở thành người phụ trách nội dung, người đào tạo không cần phải là chuyên gia về các chủ đề khác nhau, họ chỉ cần nhận thức được nội dung mà người khác đang tạo ra, có thể đánh giá mức độ liên quan và tính toàn diện của thông tin đối với các chương trình đào tạo nội bộ của mình và sử dụng lại nó sao cho phù hợp với nhu cầu của người học.
• Là người tổ chức nội dung: Giảng viên phải đảm bảo rằng bài giảng của mình có thể dễ dàng được tiếp cận và tìm kiếm. Như việc thêm các thẻ hoặc các từ khóa giúp học viên dễ dàng tìm kiếm thông tin bài học.

Trên đây là các quy tắc mới về đào tạo nội bộ doanh nghiệp nhằm làm mang lại những hiệu quả về mặt kiến thức, chi phí và thời gian phù hợp với người học. Trọng tâm của việc này là giúp triển khai nội dung kiến thức một cách linh hoạt, nhanh chóng, dễ dàng thích ứng và đáp ứng hoàn hảo các nhu cầu của người học và các yêu cầu của thị trường. Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi và hẹn gặp lại trong các bài viết tiếp theo.