6 Lưu ý luôn nhớ để họp trực tuyến được diễn ra suôn sẻ
1. Dọn dẹp không gian ngồi họp trực tuyến
Cuộc họp trực tuyến thường không giới hạn không gian tham dự. Nhưng không phải vì vậy mà bạn lại xuất hiện trong cuộc họp ở một không gian thiếu tính chuyên nghiệp. Ít nhất cũng nên dọn dẹp không gian chỉnh chu, nghiêm túc và sạch sẽ. Điều này không những thể hiện sự tôn trọng việc tham dự cuộc họp mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của bản thân. Không gian họp sạch sẽ, nghiêm túc cũng góp phần tạo sự hứng khởi cho cuộc họp thành công, chất lượng.
2. Kiểm tra micro và webcam trước khi họp trực tuyến
Tất cả web meeting sẽ sử dụng micro và webcam xuyên suốt cuộc họp. Cho nên, để cuộc họp diễn ra suôn sẻ nên kiểm tra âm thanh và hình ảnh trước khi hợp 5-10 phút. Trong quá trình kiểm tra trước có thể điều chỉnh chất lượng hình ảnh và âm lượng âm thanh cho phù hợp. Một số webcam còn cần điều chỉnh góc máy để đảm bảo độ sáng mới mang lại hình ảnh chất lượng rõ nét. Kiểm tra webcam cũng giúp việc đặt góc máy được chuẩn hơn.
3. Luôn để ý đến micro trong lúc họp
Tránh tình trạng, trong cuộc họp người nói không có người nghe hoặc tình trạng có tạp âm trong quá trình diễn ra cuộc họp thì cần điều chỉnh micro. Một số hệ thống họp trực tuyến có hỗ trợ tắt micro khi không sử dụng. Hoặc việc sử dụng micro được trao cho người chủ họp. Ai có nhu cầu phát biểu ý kiến sẽ được chủ họp giao micro. Điều này mang ý nghĩa bảo đảm không khí họp tập trung, không bị xao nhãng, mất trật tự không đáng có. Dù hệ thống có trang bị tính năng này hay không thì người tham dự cuộc họp cũng cần chủ động kiểm soát micro để không xảy ra các tình trạng như phát nhiều âm thanh ngoài nội dung cuộc họp cho mọi người cùng nghe.
4. Ghi âm cuộc họp online rất quan trọng
Với những cuộc họp quan trọng hoặc những cuộc họp cần lấy dữ liệu thông tin liên quan thì nên tiến hành ghi âm lại cuộc họp. Việc ghi âm lại sẽ là dữ liệu quan trọng và có tính chính xác cao nhất. Do đó, hệ thống họp trực tuyến nào có hỗ trợ tính năng ghi âm cuộc họp sẽ vô cùng thuận tiện cho người dùng. Việc ghi âm cuộc họp còn giúp ích cho việc truyền đạt nội dung cuộc họp lại cho những thành viên không tham dự hoặc được sử dụng vào mục đích truyền thông khác.
5. Nếu kết nối yếu hãy chat ngay lập tức
Trong trường hợp khi đang tiến hành họp trực tuyến mà đường truyền không ổn định thì cần sử dụng ngay tính năng chat trực tiếp. Việc làm này nhằm mục đích giữ kết nối thường xuyên, không làm đứt quãng cuộc họp đang diễn ra. Tính năng chat cho phép việc truyền thông tin, truyền tin nhắn và gửi cả dữ liệu file đến toàn bộ thành viên tham gia họp nhanh chóng và dễ dàng.
6. Đừng chờ biên bản họp, hãy ghi chú ngay lúc web meeting đang diễn ra
Dù là cuộc họp trực tuyến cũng cần phải ghi chú cẩn thận. Tuy sau mỗi cuộc họp đều có biên bản ghi nhận và được gửi đến mọi thành viên tham gia. Chủ động ghi chú để đảm bảo nắm đầy đủ thông tin liên quan đến cuộc họp. Đặc biệt là những nhiệm vụ, công việc được giao. Ghi chú cụ thể rõ ràng để thông tin được đảm bảo. Việc xem lại thông tin được ghi chép sau cuộc họp cũng có cơ sở hơn.
Có thể chọn hình thức ghi chép trực tiếp trên phương tiện sử dụng để tham gia họp trực tuyến như điện thoại, máy tính. Nhưng cũng có thể sử dụng giấy bút sổ để ghi chép. Tùy phương tiện nào sử dụng thuận tiện thì nên sử dụng để đảm bảo luôn có đầy đủ thông tin về cuộc họp.
Để có được một cuộc họp trực tuyến hiệu quả, diễn ra suôn sẻ như mong đợi thì bản thân mỗi cá nhân tham gia cuộc họp phải chủ động một số yếu tố liên quan như không gian tham gia cuộc họp, tư thế tham gia cuộc họp, thiết bị tham gia cuộc họp… Đối với doanh nghiệp, khuyến nghị hàng đầu là nên trang bị công cụ họp trực tuyến ổn định chất lượng ngay từ đầu để đảm bảo chất lượng cuộc họp. Hiện có một số ứng dụng hợp trực tuyến riêng lẻ nhưng chất lượng không bảo đảm. Xu hướng hiện nay là sử dụng tính năng họp trực tuyến cùng hệ thống đào tạo nội bộ. CLS là hệ thống đào tạo nội bộ doanh nghiệp hiện đại với tính năng web meeting ổn định. Không những đảm bảo việc học hiệu quả mà CLS còn trang bị tính năng họp hiện đại không giới hạn cho các doanh nghiệp.
Họp trực tuyến dần trở nên phổ biến với nhiều ưu điểm nổi bật trong thời đại số. Việc họp hành giờ đây không còn bị giới hạn về thời gian không gian tham dự. Với các lưu ý quan trọng được chia sẻ, nếu đảm bảo thực hiện đúng chuẩn, các buổi họp trực tuyến diễn ra đảm bảo chất lượng, suôn sẻ và thuận tiện cho tất cả mọi người.
