6 cách mà các nhà quản lý có thể thực hiện cuộc họp từ xa một cách công bằng
Đại dịch buộc nhiều người trong chúng ta chuyển hướng kinh doanh trực tuyến và kết quả là các nhà quản lý đang tổ chức các cuộc họp từ xa nhiều hơn bao giờ hết. Theo một nghiên cứu vào tháng 9 năm 2020 của Harvard Business Review, nhân viên tham dự các cuộc họp nhiều hơn 13% so với thời trước đại dịch. Tuy nhiên, vấn đề ở đây là các nhân viên đang gặp khó khăn hơn khi được lắng nghe và phân biệt trong các thiết lập ảo này. Dưới đây là một số cách người quản lý có thể giảm thiểu sự thiếu sót của mình trong các cuộc họp từ xa và tận dụng tối đa sự tương tác trực tuyến của họ.
MỤC LỤC
1. Có một chương trình làm việc
Điều quan trọng là phải có một chương trình làm việc, nhưng bạn cũng nên đảm bảo rằng chương trình của mình có ý nghĩa. Gửi email cho nhân viên của bạn trước thời hạn để hỏi xem họ có ý tưởng, vấn đề cụ thể nào họ muốn giải quyết ngoài những ý tưởng hay vấn đề bạn đã đặt ra hay không. Điều này không chỉ tạo hứng thú cho cuộc họp mà còn giúp nhân viên chuẩn bị và làm cho cuộc họp hiệu quả hơn.
2. Xác định thành viên tích cực
Hãy nhìn xem ai là người thảo luận, trao đổi tích cực nhất trong các cuộc họp của bạn. Tất nhiên, bạn muốn khuyến khích nhóm của mình bày tỏ ý kiến và lên tiếng, nhưng không gây hại cho việc ai đó không nói gì cả.
Nếu bạn nhận thấy có những thành viên trong nhóm không tham gia tích cực, hãy nhớ gọi tên họ để họ có cơ hội chia sẻ quan điểm của mình.
Bạn cũng có thể chặn thời gian được chỉ định trong chương trình họp để nhân viên phát biểu. Bằng cách này, tất cả các ý tưởng đều có cách được giải quyết.
3. Tạo tín hiệu trực quan cho các cuộc họp của bạn
Trực tiếp sẽ dễ dàng đọc các tín hiệu, chẳng hạn như giao tiếp bằng mắt hoặc ngôn ngữ cơ thể , cho biết ai đó có thể muốn nói chuyện trong cuộc họp. Lĩnh vực trực tuyến khiến việc xem những gì đang diễn ra trong hộp nhỏ của mỗi nhân viên trở nên khó khăn hơn nhiều.
Cân nhắc việc gửi các công cụ cho các thành viên trong nhóm của bạn nói những câu như "Tôi muốn nói" hoặc "Tôi có một ý tưởng khác". Những tín hiệu trực quan này có thể trao quyền cho mỗi người những công cụ thích hợp để được lắng nghe. Bạn cũng có thể cân nhắc chỉ định một nhân viên khác làm "người điều hành" cho mỗi cuộc họp. Bằng cách để một người được chỉ định tìm kiếm những người muốn phát biểu, bạn sẽ đảm bảo không ai bị bỏ qua.
4. Bật máy ảnh
Bạn nên khuyến khích nhân viên bật camera của họ trong các cuộc họp. Với tư cách là người quản lý, bạn có thể giúp nhân viên của mình cảm thấy thoải mái hơn khi xuất hiện trên màn hình bằng cách đặt tông màu phù hợp. Ví dụ: Bạn có thể nói với nhân viên của mình rằng "Tôi đã cố gắng tập luyện vào buổi sáng, vì vậy đừng ngạc nhiên nếu tôi đang đi họp trong bộ quần áo tập thể dục". Bằng cách đặt kỳ vọng rằng trang phục của bạn sẽ giản dị, bạn khiến người khác dễ chấp nhận hơn khi cảm thấy rằng họ không cần phải trau chuốt, hoàn hảo để xuất hiện trước ống kính.
Nếu nhân viên vẫn còn do dự, hãy bắt đầu từ việc nhỏ. Yêu cầu nhóm của bạn bật máy ảnh của họ trong vài phút đầu tiên để nói lời chào trước khi dành thời gian để họ tắt. Ngoài ra, hãy để trống ở đầu và cuối mỗi cuộc họp để có nhiều tương tác cá nhân hơn, đồng thời khuyến khích nhân viên đăng nhập sớm và ở lại muộn. Họp trực tuyến sẽ không có cơ hội để ghé qua bàn của ai đó để trò chuyện hoặc pha cà phê, vì vậy hãy tạo không gian để nhóm của bạn tham gia.
5. Tương tác theo những cách làm việc với nhân viên của bạn
Suy nghĩ về các cách để chia sẻ ý tưởng và tương tác với nhân viên của mình ngoài các cuộc họp trực tuyến. Lên lịch trực tiếp với các thành viên trong nhóm để kiểm tra các dự án và thách thức hiện tại của họ. Đảm bảo thảo luận về những cách mà bạn và công ty có thể hỗ trợ họ tốt hơn khi họ tiếp tục điều hướng đại dịch đang diễn ra.
Ví dụ: Nếu một nhân viên chỉ ra rằng họ cần theo dõi con cái của họ trong khoảng thời gian từ 11 giờ sáng đến 12 giờ đêm mỗi ngày, bạn có thể cố gắng sắp xếp các cuộc họp ngoài khoảng thời gian đó. Bằng cách lắng nghe nhu cầu của nhân viên và điều chỉnh cho phù hợp, nhân viên của bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi có mặt trong cuộc họp.
6. Hãy thực tế
Mọi người đang hoạt động hỗn loạn, họ có mệt mỏi với việc phải cách ly, họ cô đơn. Là một nhà lãnh đạo, bạn cần phải cảm thấy thoải mái với tính dễ bị tổn thương của nhân viên để họ có thể chia sẻ những khó khăn của mình. Sự an toàn về tâm lý có vai trò rất lớn trong việc đảm bảo nhân viên vui vẻ, buổi thảo luận trở nên hiệu quả và thậm chí có thể khiến họ mong chờ các cuộc họp hơn một chút.
Sáu cách mà hệ thống đào tạo trực tuyến E-Learning CLS vừa chia sẻ trên đây không quá mới mẻ, nhưng CLS tin rằng nếu các nhà quản lý, lãnh đạo áp dụng triệt để thì chắc chắn sẽ nâng cao chất lượng cuộc họp từ xa lên rất nhiều.
