5 chi phí mà các tổ chức chi trả cho đào tạo trực tuyến

Bạn cần tăng năng suất của nhân viên và lợi nhuận của công ty. Nhưng bạn có các giải pháp để khởi động một chương trình đào tạo trực tuyến không? Đây là vấn đề nan giải mà vô số tổ chức phải đối mặt mỗi năm. Vẫn còn một điều bí ẩn xung quanh việc đào tạo trực tuyến, đặc biệt là khi nói đến chi phí. 

Nhiều bài báo, biểu đồ và khảo sát giới thiệu những lợi ích của đào tạo trực tuyến. Tuy nhiên, không có vấn đề gì trong số này nếu nó không tạo ra giá trị. Trong bài viết này, CLS sẽ trình bày tất cả các chi phí chính liên quan đến đào tạo trực tuyến để bạn có thể xác định xem tổ chức của mình có đủ khả năng cho đào tạo trực tuyến hay không.

MỤC LỤC

1. Chi phí phân tích nhu cầu

Trước khi bắt đầu quá trình phát triển, bạn phải đánh giá chiến lược đào tạo trực tuyến hiện tại và nhu cầu của nhân viên. Điều này đòi hỏi sự đầu tư cả về thời gian và nguồn lực. Quá trình này có thể bao gồm đánh giá nhiệm vụ hoặc kỹ năng, quan sát tại chỗ, khảo sát nhân viên, nhóm tập trung và nhiều chẩn đoán khác. 

Mục tiêu là xác định khoảng cách hiệu suất và xác định cách tiếp cận đào tạo trực tuyến tốt nhất, cũng như mức độ cần thiết của đào tạo trực tuyến. Thu thập thông tin phản hồi từ người quản lý và giám sát của bạn từ các bộ phận khác nhau. Những người lãnh đạo nhóm này có thể nêu bật các vấn đề đang cản trở năng suất của nhân viên của bạn. Ví dụ: Các kỹ thuật đào tạo trực tuyến hiện tại không đạt được kết quả mong muốn.

2. Chi phí thiết kế đào tạo trực tuyến

Đây là một chủ đề rộng lớn, vì thiết kế đào tạo trực tuyến của bạn bao gồm nhiều khoản phí. Hơn nữa, chi phí phụ thuộc rất nhiều vào phần mềm bạn đang sử dụng, bản chất của các hoạt động đào tạo trực tuyến của bạn và loại nội dung đào tạo trực tuyến. Ví dụ: Phát triển một mô-đun đào tạo trực tuyến với khả năng tương tác hạn chế sẽ ít tốn kém hơn so với việc tạo một khóa đào tạo trực tuyến mở rộng. 

Tương tự như vậy, nếu nhiệm vụ yêu cầu nhiều công cụ tạo E-Learning  khác nhau, bạn có thể phải trả nhiều hơn cho thiết kế đào tạo trực tuyến. Ngoài ra còn có một số vai trò chính mà bạn phải đảm nhiệm, chẳng hạn như thuê chuyên gia về vấn đề chủ đề, nhà thiết kế đồ họa và người hướng dẫn. Dưới đây chỉ là một số giai đoạn của quá trình thiết kế và phát triển khóa học đào tạo trực tuyến mà bạn nên xem xét:

• Phân cảnh
• Tạo đa phương tiện: Video E-Learning, đồ họa thông tin, trình chiếu,...
• Phát triển nội dung đào tạo trực tuyến: Văn bản và bài tập tương tác
• Khóa đào tạo trực tuyến thiết kế bố cục
• Tạo mẫu: Tạo mẫu để thu thập phản hồi đào tạo trực tuyến
• Tạo mô tả khóa học hoặc tài liệu đào tạo trực tuyến

3. Chi phí triển khai và tiếp thị

Đây là một trong những chi phí dễ bị bỏ qua nhất. Nhiều tổ chức không nhận thức được thực tế rằng, việc triển khai khóa đào tạo trực tuyến cũng cần có nguồn lực. Mua một hệ thống quản lý học tập linh hoạt và đáng tin cậy là một khoản đầu tư, đặc biệt khi bạn có một lực lượng lao động lớn hơn hoặc phân tán. Rất may, bạn không phải lo lắng về phí hướng dẫn tại chỗ hoặc tiền thuê địa điểm. 

Tuy nhiên, bạn nên xem xét một LMS thiết kế đáp ứng để có khả năng truy cập cao hơn. Các giảng viên và các nhân viên hỗ trợ đào tạo trực tuyến khác có thể là một khoản chi phí khác. Ngoài việc cung cấp khóa đào tạo trực tuyến, bạn luôn cần tiếp thị và quảng bá nó trong nội bộ. Nếu không nhân viên có thể sẽ không biết rằng, thậm chí nó còn có sẵn trên hệ thống quản lý học tập. Cách tiếp thị chương trình đào tạo trực tuyến của bạn :

• Các trang và nhóm truyền thông xã hội
• Email và bản tin
• Hội thảo trên web nhấn mạnh lợi ích của các khóa đào tạo trực tuyến sắp tới
• Đề xuất của người quản lý

4. Chi phí bảo trì

Chi tiêu không dừng lại khi bạn triển khai khóa đào tạo trực tuyến của mình. Trên thực tế, việc duy trì và cập nhật nội dung đào tạo trực tuyến của bạn có thể là một khoản đầu tư đáng kể. Điều này đặc biệt đúng nếu có liên quan đến đào tạo hoặc chứng nhận tuân thủ trực tuyến. 

Ví dụ: Các khóa đào tạo trực tuyến về an toàn và nguy hiểm phải được cập nhật hàng năm. Kiến thức về sản phẩm là một lĩnh vực khác đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên. Ngoài nội dung đào tạo trực tuyến, các công cụ tạo bài giảng E-Learning và nền tảng hệ thống quản lý học tập cũng cần được đánh giá thường xuyên. Chúng vẫn đáp ứng nhu cầu của bạn hay bạn cần nâng cấp? Ngân sách đào tạo trực tuyến duy trì của bạn cũng phải tính cho nhân viên L&D. Ví dụ: Nhân viên CNTT cung cấp hỗ trợ liên tục hoặc tư vấn đào tạo trực tuyến.

5. Chi phí phân tích ROI

Bạn phải đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo trực tuyến của mình để xác định xem nó có thực sự đáng để đầu tư hay không. Nói cách khác, nó có mang lại ROI đáng kể không? Hầu hết các hệ thống quản lý học tập đều cung cấp các tính năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ. Do đó, bạn có thể phân tích mọi khía cạnh của khóa đào tạo trực tuyến của mình, bao gồm hiệu suất, tiến độ và tỷ lệ hoàn thành của nhân viên. 

Tất cả dữ liệu lớn này mang lại cho bạn cơ hội xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Bạn cũng có thể xác định xem các nhân viên có yêu cầu đào tạo trực tuyến bổ sung hay không. Ví dụ: Các thành viên trong nhóm bán hàng của bạn không đạt được mục tiêu của họ có thể được hưởng lợi từ các hoạt động hoặc mô-đun đào tạo trực tuyến bổ sung.

Sử dụng bảng phân tích chi phí học trực tuyến để tạo ước tính chính xác cho các chương trình đào tạo trực tuyến của bạn. Bạn cũng nên xác định xem bạn sẽ đảm nhận việc phát triển đào tạo trực tuyến tại nhà hay thuê một nhà cung cấp bên thứ ba . Trong một số trường hợp, thuê ngoài  có thể tiết kiệm tiền về lâu dài bằng cách giảm thời gian phát triển và nâng cao hiệu quả đào tạo trực tuyến.