5 Cách nâng cao bảo mật hệ thống E-learning cho doanh nghiệp

Cách tối đa hóa sự bảo mật trên hệ thống với E-learning cho doanh nghiệp

Theo nghiên cứu từ những chuyên gia, 2/3 số doanh nghiệp nhỏ hiểu rằng chìa khóa dẫn đến việc đạt được ác mục tiêu kinh doanh chính là công nghệ. Đến năm dự đoán, 80% doanh nghiệp nhỏ được dự đoán sẽ hoạt động hoàn toàn trên Internet – đám mây., có thể nhắc tới một vài cái tên như Dropbox, Google Drive,…

Trên thực tế, những trở ngại chủ yếu mà doanh nghiệp gặp phải khi áp dụng E-learning vào đào tạo và quản lí là mối quan tâm về bảo mật. Khi thế giới công nghệ số ngày càng phát triển, vấn đề bảo mật ngày càng trở nên phức tạp, và các nhà phát triển đều hiểu rằng phải luôn làm việc để cải thiện các ứng dụng và những rủi ro họ có thể gặp trên mạng.

Mặc dù không có một giải pháp nào có thể khóa lại hệ thống một cách toàn diện và bảo vệ tài liệu với mọi mối đe dọa xâm nhập vào, rủi ro lớn nhất đối với các hoạt động trên cơ sở đám mây nằm ở người dùng, khi họ không được đào tạo về cách vận hành trước khi “cầm lái”.

Ảnh minh họa

Hiểu được điều này, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đến từ SMB đã thực hiện 5 cách sau để đảm bảo mức độ an toàn cũng như bảo mật dữ liệu hàng đầu khi chuẩn bị thực hiện chuyển đổi toàn bộ lên mạng Internet khi áp dụng E-leanring cho doanh nghiệp:

1. Mật khẩu và các câu hỏi xác thực vẫn là chìa khóa

Đây có vẻ là giải pháp cơ bản nhất trong những điều cần biết về bảo mật, nhưng phương tiện hiệu quả nhất để đảm bảo an ninh với một ứng dụng là bảo mật bằng mật khẩu càng mạnh càng tốt.

Trong hơn 80% các vi phạm ăn cắp dữ liệu, ăn sắp mật khẩu là mối đe dọa thực sự, đặc biệt là với những người dùng không dành thời gian để suy nghĩ kĩ về một mật khẩu phù hợp. Những mật khẩu có độ dài ít hơn 6 kí tự là yếu nhất, vì thế hãy kéo dài mật khẩu nếu mật khẩu hiện tai đang quá ngắn.

Đồng thời, nếu vẫn đang sử dụng một chuỗi số hoặc chữ cái có ý nghĩa như ngày kỉ niệm, sinh nhật, địa chỉ,… đã đến lúc để bạn thay đổi mật khẩu. Có vô số kĩ thuật trong việc này, tuy nhiên một trong những lựa chọn phổ biến nhất và cũng được khuyến khích là nghĩ về một câu (bao gồm cả số) có thể dễ dàng ghi nhớ và sử dụng chữ cái đầu tiên trong mỗi chữ, kết hợp với số. Ví dụ, “khi 6 tuổi tôi ăn sườn rán mỗi ngày trong suốt 1 tuần” có thể viết thành “k6ttasrmnts1t”. Không ai tìm được từ này trong bất kì từ điển nào. Viết hoa các chữ cái nếu cần thiết.

Để khó bẻ khóa hơn nữa, hãy thêm một số các kí tự đặc biệt vào cuối câu, như chấm than, dấu hỏi, dấu chám, dấu phẩy,….

Để hợp lí hóa quy trình mật khẩu E-learning cho doanh nghiệp, những nhà quản lí doanh nghiệp có thể tận dụng các ứng dụng quản lí mật khẩu để xử lý phỏng đoán và tạo mật khẩu duy nhất gần như không thể bẻ khóa cho mỗi người dùng. Người học có thể truy cập các dữ liệu này từ bất cứ đâu và không bao giờ bị khóa.

Các nhà lãnh đạo SMB cũng có thể sử dụng sức mạnh của việc xác thực mật khẩu – bảo mật 2 lớp để các thiết bị tại nơi làm việc, bao gồm cả máy tính bảng và máy tính bảng đào tạo của E-learning an toàn hơn. Nếu bạn từng cố gắng đăng nhập vào email của mình từ một vi trí khác bình thường, bạn chỉ bị chặn đến khi có thể truy xuất mã đăng nhập 1 lần từ smartphone – điện thoại thông minh, điều này nghĩa là tính năng này hoạt động.

2. Không cho phép truy cập một cách tùy tiện

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc chia sẻ dữ liệu lên hệ thống đám mây là cho phép người dùng truy cập bất kể múi giờ, vị trí hoặc thiết bị. Đó là lí do 93% các nhà lãnh đạo chuyên nghiệp nhỏ đã ít nhất một lần sao lưu một phần dữ liệu của họ lên Internet.

Truy cập vào đám mây nghĩa là thông tin luôn được sao lưu tự động, luôn có mặt khi cần thiết, lỗi thiết bị được giảm thiểu và có đủ tùy chọn đăng ký để luôn tìm ra giải pháp cạnh tranh cũng như có thể mở rộng phù hợp.

Vì vậy, khá là hấp dẫn khi kích hoạt một ứng dụng cloud-based và triển khai tới toàn công ty. Nếu một ứng dụng học tập cụ thể không tồn tại, thậm chí còn có các tài nguyên phát triển ứng dụng và các phương pháp hay nhất mà nhóm kĩ thuật phát triển E-learning có thể làm theo để tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu.

Tuy nhiên, cùng với đó, không hề khôn ngoan nếu cho phép tất cả mọi người trong cùng 1 tổ chức có cùng 1 mức độ kiểm soát dữ liệu. Kiểm soát truy cập tồn tại vì một lí do, như cài đặt bảo mật mã hóa vậy. Không hoàn thành công đoạn đơn giản này có thể để ngỏ bí mật của doanh nghiệp, gây ra những hậu quả khổng lồ về sau.

Hãy xem xét đến trường hợp của gã khổng lồ thị trường chứng khoán Dow Jones. Năm 2017, doanh nghiệp này vô tình để lộ thông tin của hơn 2 triêu khách hàng. Thủ phạm? Chính là lỗi cấu hình trên máy chủ lưu trữ thông tin, dẫn đến truy cập trái phép dọc theo đám mây Amazon.

FedEx cũng từng rơi vào một “cái bẫy” máy chủ không an toàn khiến gần 120 000 tài liệu khách hàng bị lộ. Trong trường hợp này, thông tin được chia sẻ mang tính cá nhân và gây tổn hại hơn thông tin liên hệ, bao gồm cả hộ chiếu, giấy phép lái xe và các thông tin bảo mật khác.

Không phải mọi vi phạm dữ liệu xảy ra trong đám mây đều dựa trên ác ý bên ngoài. Thông thường, đó là một lỗi nội bộ. Nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây của bạn có thể hoàn thành xuất sắc việc đảm bảo an ninh cơ sở hạ tầng, nhưng việc đảm bảo các biện pháp ủy quyền nội bộ thường phụ thuộc vào nhà lãnh đạo doanh nghiệp.

Có một số cách để tăng cường bảo mật xung quanh việc chia sẻ tệp trực tuyến trên hệ thống E-learning cho doanh nghiệp. Khi bắt đầu, hãy kiểm tra xem nhà cung cấp đã áp dụng những biện pháp bảo mật nào để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Dữ liệu phải được mã hóa khi lưu trữ và mọi kết nối được sử dụng khi truy cập hoặc gửi dữ liệu phải được bảo mật.

Mặc dù một số nhà cung cấp sẽ bao gồm một tùy chọn để làm cho dữ liệu không được mã hóa, nhưng doanh nghiệp sẽ luôn có lợi nhất khi chuyển tính năng này thành “bật”. Thay vì cấp cho tất cả người dùng quyền truy cập bình đẳng vào nền tảng lưu trữ đám mây, hãy chỉ cung cấp cho họ quyền truy cập cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ công việc cụ thể của họ. Quản trị viên nên kiểm soát mật khẩu và cấp độ truy cập.

3. Nắm rõ các yêu cầu của ngành

Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh nhỏ của doanh nghiệp, đôi khi cũng có thể không tận dụng được lợi thế của điện toán đám mây. Trong các trường hợp khác, người dùng có thể được phép truy cập vào đám mây, nhưng các tiêu chuẩn và quy định sẽ yêu cầu nhà quản lí có thể lưu trữ dữ liệu công ty của mình ở đâu trên đám mây. Hoặc, người lãnh đạo có thể duy trì tất cả dữ liệu của mình trên các máy chủ nội bộ mà không có vấn đề gì, nhưng khi chuyển dữ liệu đó sang máy chủ quốc tế thì lại bị cấm.

Đồng thời, các nhà lãnh đạo nên điều tra về các tiêu chuẩn và nghĩa vụ có thể áp dụng cho công ty của mình, cũng như thời gian có thể lưu trữ dữ liệu trên đám mây một cách an toàn. Mặc dù không có giới hạn với kịch thước bộ nhớ trên đám mây, nhưng có giới hạn lưu trữ, và điều này có thể trở thành trách nhiệm pháp lý với công ty nếu để trên đám mây quá lâu. Các quốc gia khác nhau có các luật khác nhau, vì vậy hãy cố gắng để không phải nhận các trát đòi hoặc kiểm toán khi đang áp dụng E-learning cho doanh nghiệp.

4. Sử dụng các dịch vụ kiểm toán nếu muốn sử dụng E-learning cho doanh nghiệp

Một trong những cách đơn giản nhất để giữ an toàn trên đám mây là theo dõi xem ai đang truy cập. Quản trị viên được ủy quyền có thể thực hiện tác vụ này trong vài giây bằng cách truy cập hồ sơ kiểm tra tích hợp sẵn của nhà cung cấp dịch vụ đám mây. Là một dịch vụ thường miễn phí, trang tổng quan này cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan về những ai đang truy cập vào tài khoản của họ, khoảng thời gian họ ở đó và thậm chí cả các bước họ đã thực hiện.

Để tăng cường bảo mật cho hệ thống E-learning và bí quyết cho doanh nghiệp, hãy yêu cầu nhà cung cấp của bạn thiết lập cảnh báo bảo mật sẽ thông báo cho bạn nếu người dùng cố gắng đăng nhập từ một vị trí mới hoặc thông qua một thiết bị khác. Ngay cả khi bạn không định dựa vào cơ chế này để tăng cường bảo mật, thì đó là một cách tuyệt vời để luôn cập nhật hoạt động nhóm của bạn và đảm bảo tuân thủ trong trường hợp kiểm tra.

5. Nhận thức về các mối đe dọa hay lừa đảo của mô hình hệ thống E-learning cho doanh nghiệp

Khi các công ty tiếp tục lưu giữ thông tin nhạy cảm trên đám mây, các trường hợp lừa đảo chỉ tăng lên. Nói một cách ngắn gọn, đó là hành động của một hacker giả danh một tài nguyên đáng tin cậy để truy cập trái phép vào các tệp dựa trên đám mây. Nó vẫn là vấn đề quan trọng thứ hai trong an ninh mạng, chỉ đứng sau các vụ vi phạm dữ liệu.

Mục đích của một cuộc lừa đảo trực tuyến là khuyến khích nạn nhân thực hiện hành động ở đầu bên kia. Có thể phải nhấp vào liên kết hoặc mở trang đích. Khi điều này xảy ra, người ở đầu dây bên kia có quyền truy cập vào thông tin độc quyền ngay lập tức. Vấn đề là gì? Những lời nhắc này được gửi từ các nguồn gian lận, chẳng hạn như nhà cung cấp dịch vụ đám mây của bạn, trông cực kỳ thực tế và đáng tin.

Nên hướng dẫn các nhân viên biết những gì cần tìm và cách xác định xem thứ gì có vẻ nguy hiểm, ví dụ như mọi yêu cầu về tiền ngay lập tức là một lá cờ đỏ. Tương tự đối với bất kỳ tin nhắn nào yêu cầu mật khẩu, thông tin tài khoản, thông tin đăng nhập và các chi tiết cá nhân khác của bạn. Các công ty hợp pháp sẽ không bao giờ yêu cầu gửi thông tin này qua email, ngay cả khi trang web trông xác thực một cách lừa dối.

5 bí mật khi lựa chọn hệ thống phần mềm E-learning

Tận dụng các thư mục trực tuyến miễn phí của hệ thống phần mềm E-learning

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ phải mất rất nhiều thời gian và tài nguyên để chuẩn bị và tìm kiếm hệ thống phần mềm E-learning phù hợp cho đào tạo nội bộ vì có quá nhiều nền tảng xuất hiện trên thị trường. Tuy nhiên, một thư mục trực tuyến miễn phí có thể giúp doanh nghiệp tìm công cụ thay thế phù hợp hoặc bắt đầu với hệ thống quản lý học tập mới đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Xác định các mục tiêu và khoảng trống đào tạo trực tuyến sẽ giúp các nhà quản lý xác định được đúng hệ thống E-learning phù hợp để sử dụng. Từ đó, những thư mục trực tuyến sẽ thu hẹp danh sách và rút gọn các giải pháp đào tạo trực tuyến cho doanh nghiệp.

Đánh giá ngân sách hiện có

Lựa chọn hệ thống E-Learning có chi phí như thế nào có lẽ là câu hỏi mà những doanh nghiệp có chi phí eo hẹp luôn đắn đo. Mỗi hệ thống E-Learning có những ưu điểm riêng của nó. Có hệ thống phù hợp với các công cụ tuân theo API SCORM hoặc Tin Can. Có hệ thống tương thích với những tài nguyên đào tạo đã xây dựng trước đó của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá tài sản hiện có để tránh được dư thừa khi đầu tư vào bất kỳ hệ thống E-learning nào.

Ví dụ như LMS mới cập nhật tính năng tác giả giúp tích hợp, tuy nhiên công ty của bạn đã có một công cụ tạo tác giả E-learning (Authouring Tool) tương đối đáng tin cậy trước đó. Do đó đầu tư vào những gói hệ thống tích hợp tất cả các tính năng có thể tốn kém về chi phí cho công ty.

Đánh giá kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên

Ảnh minh họa

Nhiều doanh nghiệp đã mắc sai lầm khi chọn LMS có tính năng mạnh mẽ nhất trên thị trường nhưng lại không nghĩ đến đội ngũ nhân sự của họ. Cần bao nhiêu thời gian để nhân viên học các tính năng mới trên các hệ thống? Những giao diện và hiệu ứng có thực sự phù hợp và tương thích không? Đánh giá các kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên có lẽ là yếu tố vô cùng cần thiết.

Bên cạnh đó, nhu cầu của nhân viên cũng cần phải chú ý đến khi công ty cần tìm một hệ thống phần mềm E-learning. Ví dụ như một trong những quản trị viên nhân sự đang lo lắng về khả năng tiếp cận các báo cáo và dữ liệu tài liệu. Công cụ E-Learning mới liệu sẽ có tính năng trực quan giúp phát hiện những nhu cầu và xu hướng của nhân viên không? Và họ có thể ghim những báo cáo liên quan vào tài liệu của họ được hay không?

Đánh giá mức hỗ trợ của những nhà cung cấp hệ thống phần mềm E-learning

Trước hết, công ty cần một tài liệu bao gồm danh sách chi tiết những tùy chọn hỗ trợ của nhà cung cấp và ghi chú rõ những yêu cầu cần có đối với những hệ thống đó. Tiếp đó, tất cả những gì cần tập trung vào đó là so sánh danh sách của công ty với danh sách của nhà cung cấp, dựa trên kỳ vọng về LMS của nhóm.

Có thể hệ thống của nhà cung cấp chỉ hỗ trợ một phần tối thiểu và một phần kỳ vọng của công ty, nhưng điều này có nghĩa công ty cần cân nhắc lựa chọn hoặc không sử dụng các hỗ trợ đó và mở rộng ngân sách của mình.

Kiểm tra nền tảng cho hiệu suất trong thực tế

Và cuối cùng, cần phải chạy thử các nền tảng hệ thống E-learning mới để kiểm tra xem nó hoạt động như thế nào trong môi trường thực tế. Điều những nhà quản lý cần làm đó là chạy thử dự án mẫu để kiểm tra các chức năng quan trọng và liệu những hệ thống đó có tuân theo các tiêu chuẩn của công ty hay không. 

Ví dụ như: công ty của bạn phải phát triển một chuỗi video giới thiệu bằng cách sử dụng các công cụ và nội dung được tích hợp sẵn. Sau đó, bạn phải triển khai nó trên tất cả các nền tảng cũng như theo dõi hiệu suất và mức độ tham gia của những người cùng tham gia đào tạo nội bộ doanh nghiệp trên hệ thống phần mềm E-learning.

Điều này cho phép bạn đánh giá công cụ E-learning ở mọi dự án, từ việc tạo bảng phân cảnh và tạo nội dung cho đến các thông số chỉ hiệu suất trong công việc. Bên cạnh đó, các nhà quản lý cũng nên kết hợp các nội dung có sẵn để kiểm tra xem việc chuyển dữ liệu và tích hợp thư viện đào tạo nội bộ có những ưu điểm và nhược điểm như thế nào đối với nhân viên.

Mặc dù nguồn ngân sách bị hạn chế nhưng không phải vậy mà doanh nghiệp bị hạn chế các lựa chọn. Tận dụng được các bí mật trên có thể giúp doanh nghiệp lựa chọn được hệ thống E-learning phù hợp nhất vừa không gây thất vọng, vừa không phá vỡ ngân sách bị hạn chế. 

Với thời đại công nghệ và như cầu sử dụng thiết bị điện tử cao như hiện nay thì việc áp dụng các khóa học trực tuyến như hệ thống phần mềm E-learning sẽ trở thành xu hướng trong tương lai. 

Nếu muốn tìm hiểu thêm về hệ thống phần mềm E-learning cũng như E-Learning trong học tập và đào tạo trực tuyến, hãy liên hệ ngay với CLS để nhận được những tư vấn phù hợp trong con đường triển khai E-Learning của doanh nghiệp, tổ chức và trường học nhé!